CHUYÊN VIÊN PHÂN TÍCH DỮ LIỆU THƯỜNG PHẢI TRẢ LỜI NHỮNG CÂU HỎI NHƯ THẾ NÀO?

Xin chào mọi người, trong bài này mình sẽ giúp mọi người hình dung được các loại câu hỏi mà một người làm phân tích luôn nhận được. Mọi người hãy cùng xem qua các ví dụ sau:

    1. Em hãy lấy cho anh thông tin doanh số của các khách hàng ở khu vực Hồ Chí Minh do nhân viên kinh doanh tên là Huy phụ trách trong tháng 3. (tần suất nhận được: thấp)
    2. Em hãy phân tích giúp anh tại sao doanh số tuần này lại giảm. (tần suất nhận được: bình thường)
    3. Tình hình kinh doanh của mình tuần này như thế nào rồi em. (tần suất nhận được: cao)

Nếu mọi người ở trong một team phân tích gồm nhiều người có năm kinh nghiệm làm việc với dữ liệu khác nhau thì mọi người sẽ thường xuyên nhận được một trong ba loại câu hỏi trên tùy thuộc vào kinh nghiệm của mình đang ở mức từ 1 tới 2 năm (vị trí Junior – mình gọi là Operator), từ 3 tới 5 năm (vi trí Senior – mình gọi là Reporter / Analyst) hay từ 6 năm trở lên (vị trí manager – mình gọi là Strategist). Số năm ở đây là một tiêu chuẩn thường thấy, trong thực tế vẫn có nhiều trường hợp ít năm kinh nghiệm nhưng được giao trọng trách ở các vị trí cao tùy theo năng lực của mỗi người. Còn trong trường hợp chúng ta làm việc độc lập không có team thì chắc chắn sẽ nhận luôn cả ba loại câu hỏi trên.

    • Đối với câu hỏi loại 1, người hỏi thường là những người ở vị trí quản lý cấp trung trở xuống (manager and below) trong tổ chức và người thực hiện thường là vị trí junior trong team.
    • Đối với câu hỏi loại 2, người hỏi thường là những người ở vị trí quản lý cấp cao trở xuống (senior manager and below) trong tổ chức và người thực hiện thường là vị trí senior trong team.
    • Đối với câu hỏi loại 3, người hỏi thường là những người ở vị trí cấp lãnh đạo (Functional Head and C Level) trong tổ chức và người thực hiện thường là vị trí manager trong team.

Như vậy, khi làm công việc phân tích, mọi người chắc chắn sẽ phải làm việc với cấp quản lý và cấp quản lý càng cao thì câu hỏi càng ít chi tiết đòi hỏi mọi người phải có khả năng nhận diện các phần còn thiếu của câu hỏi để xác nhận lại rồi mới có thể tiến hành thực hiện. Cụ thể hơn, khi phân tích 3 câu hỏi ở trên bằng “6 từ kỳ diệu” là WHAT WHEN WHERE WHO WHY HOW chúng ta sẽ nhận thấy rõ rằng:

Câu hỏi thứ 1: chúng ta có được thông tin để biết yêu cầu là gì (WHAT) nhưng khi nào thì cần làm xong (WHEN), sẽ sử dụng ở đâu (WHERE), với những ai (WHO), để làm gì (WHY), và muốn nó trông thế nào (HOW) thì chúng ta sẽ cần phải làm quen và tự biết hoặc phải chủ động hỏi để tránh mất thời gian làm lại. Trong bài này thì mình sẽ không tập trung vào giải pháp của vấn đề này mà mình muốn nêu lên để mọi người hình dung được bản chất công việc của một người làm phân tích đó là luôn phải chủ động hỏi lại để làm rõ thông tin. Bởi vì trong thực tế, câu hỏi thứ 1 thường sẽ không dài như mình minh họa mà ngắn hơn và thiếu thông tin hơn.

Câu hỏi thứ 2: tương tự câu hỏi thứ 1, mọi người cũng nhận thấy là thông tin về yêu cầu này thiếu rất nhiều, kể cả phần yêu cầu là gì (WHAT).

Câu hỏi thứ 3: tương tự câu hỏi thứ 2 và đặc biệt hơn, đây là kiểu câu hỏi chung chung đòi hỏi mọi người phải tư duy tự đưa ra những hướng phân tích khác nhau.

Qua 3 ví dụ trên, mình muốn tóm tắt ngắn gọn như sau: là một người làm phân tích, khó khăn của công việc không phải nằm ở yêu cầu nhận được mà nằm ở mức độ chi tiết và sự đầy đủ của bản thân yêu cầu đó. Khi làm việc với các cấp quản lý, chúng ta khó có thể bắt họ cung cấp theo mẫu biểu với đầy đủ thông tin cần thiết để chúng ta làm mà đòi hỏi chúng ta phải có khả năng giao tiếp và thật sự chủ động thì mới có thể xác định đúng phương hướng và làm ra kết quả có giá trị cao.

Trả lời