Các thủ thuật trong Excel

Đối với các bạn thường xuyên phải làm việc với Excel, thì việc biết thêm các công cụ hay phím tắt là một điểm mạnh vô cùng lợi thế, giúp các bạn thao tác nhanh hơn. Hôm nay, mình xin chia sẻ một số thủ thuật trong Excel mà bất cứ ai cũng nên biết.

Cách thêm dòng trong Excel bằng phím tắt

Việc thêm dòng hay thêm cột trong Excel thường xuyên xảy ra, khi đang làm việc và mình muốn thêm dòng, thay vì click vào 1 dòng trong Excel để thêm. Các bạn có thể dùng tổ hợp phím tắt sau để thêm dòng

Bước 1: Shift + Space : dùng để chọn nguyên dòng đó, sau đó

Bước 2: Ctrl + Shift + “+”: Dùng để thêm 1 dòng mới

Bên cạnh đó, bạn muốn thêm 1 lúc nhiều dòng thì sau Bước 1 ở trên, bạn có thể dùng phím Shift + trỏ xuống để chọn số lượng dòng của nguyên file, tiếp đó bạn thực hiện tiếp như Bước 2 ở trên.

Ngoài ra, để xóa một dòng trong Excel. Sau khi thực hiện Bước 1 ở trên để chọn dòng cần xóa. Bạn thực hiện phím tắt Ctrl + “-“ để xóa dòng đã chọn.

Dòng mới được thêm vào sẽ chèn vào phía trên của dòng đã chọn.

Rất đơn giản, chỉ cần luyện tập các thao tác này trong 1 ngày bạn có thể nhuần nhuyễn.

Cách thêm cột trong Excel bằng phím tắt

Tương tự như cách thêm dòng trong Excel. Việc thêm hoặc xóa cột trong Excel bằng phím tắt rất đơn giản như sau

Bước 1: Ctrl + Space : dùng để chọn nguyên cột muốn thêm hay xóa

Bước 2: Ctrl + Shift + “+” : dùng để thêm cột Hoặc Ctrl + “-“ : dùng để xóa cột đã chọn

Lưu ý đối với việc thêm cột bằng phím tắt thì các cột được thêm vào phía bên trái của cột được chọn

Phím tắt đổi tên file

Khi thực hiện trên các file word, excel hay bất kể file nào có tên. Bạn chỉ cần thực hiện thao tác ấn F2 để chọn tên file cần đổi, sau đó đổi tên theo mong muốn

Cách copy giá trị trong Excel không copy công thức

Việc copy giá trị trong Excel có bao gồm công thức thì được thực hiện rất nhiều cách. Tuy nhiên, đôi khi bạn mong muốn copy giá trị trong file Excel nhưng không muốn copy công thức và để giá trị của ô được copy. Để thực hiện bạn sử dụng thao tác sau

Bước 1: Ctrl + C: chọn vùng cần copy

Bước 2: Alt + E + S: paste vùng giá trị đã copy trước đó. Lưu ý, Unikey lúc này đang ở chế độ tiếng Anh nhé các bạn

Bước 3: Phím V + OK : Paste giá trị của vùng mới được copy.

Trên đây là cách copy paste cực kỳ nhanh bằng phím tắt. Chỉ cần luyện tập vài lần các bạn sẽ quen với thao tác này.

Một số tính năng của Paste Special

Nhân tiện, mình chia sẻ cho các bạn một số chức năng của Paste Special: Thông qua Bước 1 và 2 ở phía trên

các thủ thuật trong excel
các thủ thuật trong excel

Thay vì dùng chuột để click vào từng tính năng của chức năng này, bạn có thể dùng các ký tự được gạch chân tương tứng từng chức năng – như là cách dùng phím tắt trong Excel.

  1. Formulas: Copy hay sao chép công thức của vùng đã chọn
  2. Values: Sao chép giá trị của vùng đã chọn
  3. Formats: Sao chép định dạng vùng dữ liệu đã chọn
  4. Comments and Notes: Sao chép những ghi chú của vùng dữ liệu đã chọn
  5. Validations: Sao chép vùng dữ liệu đã được định dạng Data Validation
  6. All Using Source theme: Sao chép tất cả các thông tin cùng kiểu cách của vùng dữ liệu đã chọn
  7. All except borders: Sao chép tất cả ngoại trừ đường viền của vùng dữ liệu đã chọn
  8. Column width: Sao chép độ rộng của vùng dữ liệu đã chọn
  9. Formulas and number formats: Sao chép công thức và định dạng số của vùng dữ liệu đã chọn
  10. Values and number formats: Sao chép định dạng giá trị và số của vùng dữ liệu đã chọn
  11. All merging conditional formats: Sao chép conditional formatting của vùng dữ liệu đã chọn trước đó.

Phần tiếp theo đó là Operation:

  1. None: đây là phần mặc định, không có thay đổi gì cả
  2. Add: Cộng thêm dữ liệu mà bạn đã sao chép vào các dữ liệu mà bạn sẽ dán vào
  3. Subtract: Trừ thêm dữ liệu mà bạn đã sao chép vào các dữ liệu mà sẽ dán vào
  4. Multiply: Nhân dữ liệu mà bạn đã sao chép vào các dữ liệu sẽ dán vào
  5. Divide: Chia dữ liệu mà bạn đã sao chép vào các dữ liệu sẽ dán vào

Phần cuối đó là Others:

  1. Skip Blanks: Nghĩa là những ô trống ở phần được sao chép ra sẽ không được xét đến
  2. Transpose: Nghĩa là vùng dữ liệu ở vùng được sao chép ra sẽ được chuyển đổi định dạng từ ngang thành dọc và từ dọc thành ngang.

Nút lệnh Paste Link: ô chọn này chỉ có thể sử dụng khi bạn không chọn các tùy chọn nào, ngoài các tùy chọn mặc định. Việc chép có liên kết thực ra là cho đến công thức tham chiếu đến ô được sao chép. Mục đích để minh họa cho bạn biết các ô được dán đang được sao chép từ ô nào.

Trên đây là chia sẽ phần 1 của mình về một số thủ thuật trong Excel mà ai cũng nên biết. Sau đó, mình sẽ tiếp tục làm tiếp các phần sau để giúp các bạn giảm bớt các thao tác thừa trong Excel.

Trả lời