Cách lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel

Trong quá trình làm việc, bạn sẽ cần phải lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác theo điều kiện thì bạn có thể dùng hàm Vlookup để tham chiếu và lấy dữ liệu cần thiết theo điều kiện của công việc. Tuy nhiên để lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel thì ngoài hàm Vlookup thì bài viết này sẽ chia sẻ cho các bạn cách lấy dữ liệu này bằng cách thiết lập các thao tác 1 lần duy nhất bằng áp dụng Power Query trong Excel. Lần sau các bạn chỉ cần ấn Refresh dữ liệu sẽ được cập nhập mà không phải viết hàm Vlookup quá nhiều lần.

Lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel

Cách dùng hàm Vlookup trong Excel

Để tham chiếu dữ liệu giữa 2 bảng khác nhau thuộc 2 sheet hoặc 2 file khác nhau, bạn vẫn có thể dùng hàm Vlookup. Theo Microsoft thì hàm Vlookup có cấu trúc như sau:

= VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])

Diễn giải các thành phần trên:

  • Lookup_value: giá trị cần dò tìm
  • Table_array: Bảng giới hạn để dò tim, dùng phím F4 để cố định bảng dò tìm cho mục đích copy công thức.
  • Col_index_num: Số thứ tự của cột dữ liệu trong bảng cần dò tìm
  • Range_lookup: Là giá trị logic (True=1, False=0)

+ Nếu Range_lookup = 1 (True): So sánh tương đối

+ Nếu Range_lookup = 0 (False): So sánh chính xác

+ Nếu bỏ qua thành phần này khi viết công thức, thì Excel tự động hiểu là Range_lookup = 1

Ví dụ: Bạn muốn tìm thông tin của nhân viên trong cột “Nhóm nhân viên” tại bảng 2 từ thông tin trong bảng 1 như hình dưới đây:

cách dùng hàm vlookup trong excel
cách dùng hàm vlookup trong excel

Trong ví dụ trên, tại ô C20 ta viết công thức: =VLOOKUP(B20,$B$2:$I$15,8,0)

Trong đó:

  • Vlookup: là hàm dùng để tìm kiếm, lấy dữ liệu từ bảng 1 sang bảng 2 theo điều kiện
  • B20: Giá trị là Mã nhân viên cần tìm ở đây là 988, 766, 395, 410…
  • $B$2:$I$15: Bảng giới hạn dò tìm, chính là B2:I15 nhưng được F4 để cố định bảng dò tìm và cố định copy công thức xuống các dòng phía dưới B21, B22,…
  • 8: thứ tự cột cần lấy trong bảng 1, trong trường hợp này chính là cột Nhóm nhân viên trong bảng 1.
  • 0: trả về giá trị chính xác của Nhóm nhân viên theo Mã nhân viên. Nếu chọn 1 thì cột sẽ trả về giá trị tương đối

Do vậy, bạn có thể dùng hàm Vlookup này để tìm kiếm, tham chiếu giá trị hay lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác, từ sheet này sang sheet khác theo nhu cầu bằng cách tương tự như trên.

Xử lý dữ liệu bằng Power Query

Việc dùng Vlookup như trên dường như khá thuận tiện cho các bạn khi làm việc. Tuy nhiên nếu dữ liệu của bạn có quá nhiều cột hoặc nhiều dòng thì việc dùng hàm Vlookup sẽ làm nặng file mà bạn đang xử lý. Dẫn đến việc phải đợi rất lâu để xử lý hàm này. Thêm nữa, việc dùng Vlookup chỉ nên áp dụng khi công việc bạn đang làm chỉ dùng 1 lần. Còn nếu công việc bạn lặp đi lặp lại như trên, các bạn nên áp dụng tính năng của Power Query trong Excel để tự động hóa công việc trong các lần sau.

Trong Power Query, tính năng vlookup tương đương việc dùng Merge. Mình sẽ đưa ví dụ phía dưới như sau:

Bước 1: Load 2 bảng 1 và 2 vào Power Query. Click vào bảng đã chọn (đã được định dạng table), Data, Biểu tượng From Table/Range (kế Get Data) như hình phía dưới

xử lý dữ liệu bằng power query
xử lý dữ liệu bằng power query

Bước 2: Excel sẽ tự động mở cửa sổ tính năng Power Query, sau đó bạn chỉ cần Close& Load như hình dưới, sau đó chọn Only Create Connection, và ấn OK

xử lý dữ liệu bằng power query
xử lý dữ liệu bằng power query

Sau khi tạo connection trong Power Query. Bạn tiếp tục làm thao tác như phía dưới để thiết lập tính năng tự động cho file Excel của bạn

Bước 1: Double Click vào bảng 1 hoặc 2 để vào trong môi trường Power Query.

xử lý dữ liệu bằng power query
xử lý dữ liệu bằng power query

Bước 2: Chọn bảng 2, dùng tính năng Merge Queries, Merge Queries. Đây có thể coi như là hàm Vlookup trong excel thông thường. Nhưng ưu việt và vượt trội hơn hẳn.

xử lý dữ liệu bằng power query
xử lý dữ liệu bằng power query

Bước 3: Dùng tính năng Merge Queries như sau. Chọn Mã nhân viên trong bảng 2, Click vùng ô để chọn Bảng 1 (nơi giá trị cần tham chiếu), sau đó chọn cột Mã nhân viên (cột này có giá trị giống bảng 2), Sau đó trong Join Kind sẽ chọn Full Outer (tức sẽ tự động tìm kiếm giá trị toàn bộ từ bảng 1 sang bảng 2), và ấn OK như hình phía dưới.

xử lý dữ liệu bằng power query
xử lý dữ liệu bằng power query

Bước 4: Sau khi merge queries như trên thì bạn chỉ cần thao tác lựa chọn tên cột dữ liệu cần tìm kiếm và ấn OK.

xử lý dữ liệu bằng power query
xử lý dữ liệu bằng power query

Bước 5: Hoàn tất thao tác. Bằng cách ấn load bảng dữ liệu ra bên ngoài. Vậy là bạn đã thiết lập xong các thao tác tự động hóa trên file Excel của chính bạn. Lần tới bạn chỉ cần copy dữ liệu bỏ vào bảng 1, sau đó ấn Refresh dữ liệu sẽ tự động cập nhập vào bảng thứ 2 của bạn.

xử lý dữ liệu bằng power query
xử lý dữ liệu bằng power query
xử lý dữ liệu bằng power query
xử lý dữ liệu bằng power query
xử lý dữ liệu bằng power query
xử lý dữ liệu bằng power query

Học Power Query ở đâu?

Uniace chúng tôi tự hào là đơn vị tiên phong trong việc đào tạo Power Query, Power Pivot và Power BI tại Việt Nam. Khóa học của chúng tôi bao gồm lý thuyết và bài tập thực hành, giúp cho người học có thể ứng dụng ngay vào công việc hiện tại. Với cam kết chất lượng là trên hết, ngoài việc cung cấp các kiến thức cho học viên. Người học còn được tham gia vào cộng đồng phân tích, và được chúng tôi hỗ trợ 24/7, trả lời mọi thắc mắc trong quá trình học. Bên cạnh đó, còn hỗ trợ các bạn hướng xử lý trong công việc hiện tại.

Các bạn có thể tham khảo khóa học nền tảng của chúng tôi và những quyền lợi khi tham gia khóa học tại đây. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào các bạn có thể chat với chúng tôi để được giải đáp.

Trả lời