Cách cập nhật dữ liệu từ nhiều file Excel về một file Excel duy nhất

Trong công việc hàng ngày, các bạn sẽ gặp trường hợp nhận được rất nhiều file Excel từ nhiều nguồn, hoặc phòng ban khác gửi để cập nhập trong báo cáo, hoặc phải tổng hợp báo cáo tháng theo từng ngày. Vậy, làm sao để cập nhập dữ liệu từ nhiều file Excel về một file Excel duy nhất một cách tự động. Bài viết này sẽ chia sẻ giúp các bạn một trong những cách làm đơn giản nhất. Thay vì phải viết code VBA phức tạp, thì chỉ với vài thao tác thiết lập ban đầu với Power Query bạn có thể dự động toàn bộ file dữ liệu cho các lần tiếp theo.

Cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file Excel về một sheet Excel duy nhất

Trường hợp đầu tiên mình muốn giới thiệu các bạn cách tổng hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau với template của mỗi file là giống nhau. Mục tiêu của các bạn đó là tất cả các file nhận được sẽ tự động trở thành một sheet tổng hợp cho mục đích cá nhân, ví dụ như dùng để tổng hợp danh sách nhân viên theo từng tháng, hoặc báo cáo doanh số theo từng tháng, năm.

Bước đầu tiên: tổng hợp, download toàn bộ các file mà các bạn nhận được bỏ chung vào 1 folder. Đối với cách này, sẽ không phân biệt tên của file, quan trọng các file có chung template, tức là có tiêu đề giữa các file giống nhau là được.

Bước 2: Mở 1 file excel mới dùng để tổng hợp toàn bộ các file mà các bạn nhận được và thao tác lần lượt như sau:

Data --> Get Data --> From File --> From Folder

cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel

Bước 3: Chọn nguồn dữ liệu folder mà các bạn đã bỏ tất cả các file cần cập nhập theo các thao tác

Browse --> Tìm kiếm tên folder bỏ các file đã download hoặc tập hợp (ở đây mình ví dụ là folder Data Source) --> Ok --> Ok

cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel

Bước 4: Sẽ xuất hiện 1 bảng thể hiện tất cả các file mà các bạn đã bỏ vào folder --> chọn Transform Data

cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel

Sau khi chọn Transform data, thì bạn sẽ vào bên trong môi trường của Power Query.

Tiếp sau đó mình sẽ lấy data của tất cả các file vào cùng 1 sheet bằng cách sau:

Add Column --> Custom Column --> Viết câu lệnh (Excel.Workbook --> Chọn Content bên cột Available Column , true ) --> OK

cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel

Bước 5: Sau đó bạn tìm cột có tên là Custom thực hiện các bước như hình vẽ phía dưới để kéo data về.

cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel

Bước 6: Bạn tìm cột Custom.Kind --> Chọn Sheet --> OK

Lý do vì sao chọn sheet, vì một số file bạn nhận được trong tương lai của các phòng ban không được định dạng table. Do vậy, tên sheet gần như không thay đổi theo thời gian. Nên đây là cách để tránh trường hợp dữ liệu không hiểu.

cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel

Bước 7: Bạn tìm đến cột Costom.Data --> Click chuột phải --> Remove Other Columns thì các cột không cần thiết sẽ được xóa bỏ, chỉ để lại cột cần thiết để lấy dữ liệu.

cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel

Bước 8: Sau đó bạn xổ data từ con trỏ ngay tại B1 trong hình vẽ và ấn OK. Mục đích bước này để trích xuất toàn bộ dữ liệu từ tất cả các file theo các cột cần lấy. Bạn có thể bỏ chọn những cột mà bạn nghĩ không cần thiết, hoặc có thể remove column ở bước tiếp theo

cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel

Bước 9: Sau đó dữ liệu được lấy ra, bạn cần đưa dòng đầu tiên của dữ liệu thành cột tiêu đề. Bạn thực hiện các bước như trong hình.

Click con trỏ vào biểu tượng table góc trái màn hình --> lựa chọn Use First Row as Headers

Vậy là toàn bộ dữ liệu các bạn cần tổng hợp đã nằm trong 1 sheet. Bây giờ mình cần đưa ra giao diện Excel thuần túy.

cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel

Bước 10: Chọn Home --> Close & Load --> Close  & Load To --> Table --> New Worksheet --> OK

cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel

Sau 10 bước trên, bạn chỉ thiết lập 1 lần duy nhất. Nếu bạn có 1 file có template giống vậy các tháng sau, hoặc tuần sau. Bạn chỉ cần bỏ file mới vào folder và ấn Data --> refresh all. Toàn bộ dữ liệu của các bạn sẽ được cập nhập một cách tự động và nhanh chóng.

Cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file Excel thành một file Excel có nhiều sheet

Trường hợp thứ 2: Tổng hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau với template mỗi file là khác nhau. Mục tiêu nhằm thiết lập công thức giữa các file với nhau để ra mục tiêu cụ thể.

Bước 1: Download file mà các bạn nhận được, bỏ chung vào 1 folder nhằm mục đích dễ quản lý. Các file download này phải thống nhất tên file để phần mềm có thể nhận diện cho lần tiếp theo

Bước 2. Mở file mà bạn cần tổng hợp toàn bộ các file mà bạn nhận được thành các sheet khác nhau để thiết lập công thức:

Data --> Get Data --> From File --> From Workbook

cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel

Bước 3: Chọn tên file mà bạn muốn cập nhập hàng ngày. Lưu ý, tên file không thay đổi giữa các lần cập nhập. Nếu file mới được bỏ vào folder thì file cũ phải xóa đi. Đồng thời tên của file phải giữa nguyên so với lần đầu tiên thiết lập.

Bước 4. Thực hiện thao tác load file ra sheet. Lưu ý, các file bạn chọn có thể file được định dạng table hoặc không, do đó nên chọn tên sheet để load ra. Như hình phía dưới thì table sẽ có ký hiệu như Table1 và tên sheet sẽ có ký hiệu như DATA.

cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel

Dữ liệu các bạn chọn được load ra sheet của file Excel.

cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel

Lặp lại các thao tác trên tương ứng với số lượng file cần cập nhập vào 1 sheet. Các bước trên chỉ thực hiện 1 lần. Ngày hôm sau, nếu có các file mới. Các bạn chỉ việc download và bỏ vào folder với tên file không đổi so với ngày hôm trước, xóa file cũ đi. Để báo cáo được cập nhập.

Bước 5: Cập nhập các file mới nhận được hàng ngày bằng cách

Data --> Refresh All --> Refresh All

cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel
cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file excel

Vậy là toàn bộ các file mà hàng ngày bạn phải copy thủ công vào từng sheet đã được cập nhập tự động. Các thao tác thiết lập ban đầu chỉ làm 1 lần duy nhất. Việc này sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho các bạn

Các cách làm việc trên ứng dụng Power Query trong Excel để tự động hóa dữ liệu. Vậy để học Power Query ở đâu? Tại Uniace chúng tôi có các khóa học từ cơ bản đến nâng cao cho các bạn, nhằm tự động hóa dữ liệu. Vui lòng tham khảo khóa học nền tảng của chúng tôi.

Cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều file Excel vào 1 file không cần mở file

Tương tự như cách làm phía trên, bạn cũng có thể làm các thao tác tương tự. Thay vì hàng ngày phải thực hiện các thao tác thủ công như mở file nhận được --> copy --> paste vào từng sheet của 1 file để chạy công thức. Thì việc thiết lập như các bước phía trên đã giúp các bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi, để được tư vấn cụ thể. Giải đáp các thắc mắc và giúp các bạn đến với các khóa học phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực và khả năng của các bạn.

 

Trả lời