Phương pháp làm việc nhóm hiệu quả chính là chiếc chìa khóa cho sự phát triển của một nhóm, tập thể, tổ chức bất kỳ. Bởi vì, nó sẽ giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng để giải quyết công việc và học hỏi được những điều tốt đẹp từ đồng đội để trở nên tiến bộ hơn.
Hãy cùng UNIACE tìm hiểu chi tiết hơn về các phương pháp trên nhé!
Trước đi tìm hiểu sâu vào 5 phương pháp làm việc nhóm hiệu quả thì chúng ta hãy cùng nhau giải đáp câu hỏi “Tại sao bạn làm việc nhóm không hiệu quả?” Khi làm việc nhóm thì không tránh khỏi những lúc bất đồng quan điểm, một số các nguyên nhân thường gặp sau đây khiến cho việc làm nhóm của bạn kém hiệu quả, hãy cùng theo dõi để cải thiện tình hình, tối ưu hóa công việc cũng như gắn kết các thành viên hơn nhé!
Thiếu sự gắn kết
Đây được xem là yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm đầu tiên. Sự gắn kết của nhóm thì được đánh giá dựa vào sự tin tưởng, tôn trọng ý kiến và mức độ hòa hợp giữa các thành viên trong nhóm.
Những điều này đòi hỏi bạn phải có sự quan sát tinh tế qua cách mà mọi người trong nhóm làm việc, thảo luận với nhau. Chẳng hạn như bạn cần quan sát xem có thành viên nào không tham gia vào các cuộc thảo luận hay không, các thành viên thiếu gắn kết có tự lập nhóm nhỏ riêng không và đây cũng chính là nguyên nhân cốt lõi khiến cho nhóm hoạt động kém hiệu quả.
Có thể bạn quan tâm: UNIACE Community – Cộng đồng tài năng trẻ hướng tới việc trở thành cộng đồng số #1 trong tâm trí các bạn trẻ có hoài bão và khát khao tạo ra đột phá cho cuộc đời của mình, đặc biệt là thế hệ Gen Z, và xa hơn là thế hệ Alpha. Tham gia ngay!
Không cùng ý tưởng
Chín người thì mười ý, một nhóm có nhiều người vì thế mà sẽ có rất nhiều quan điểm khác nhau nhưng lại không ai nhường ai dẫn đến hiệu quả làm việc nhóm kém. Do vậy, cần có phương pháp làm việc nhóm phù hợp để có sự thống nhất một ý tưởng chung cũng như kết hợp hài hòa giữa các quan điểm của các thành viên để cùng nhau tìm ra hướng đi chung cho cả nhóm.
Thiếu sự đồng nhất
Mỗi thành viên trong nhóm đến từ một vùng miền, có nền văn hóa cũng như trình độ học vấn khác nhau. Vì thế khi tạo lập nhóm các bạn cũng cần xem xét các về các điểm khác biệt và tương đồng về trình độ học vấn, kỹ năng, … Để có sự đồng nhất hơn giữa các thành viên cũng như mọi người có thể giao tiếp dễ dàng với nhau, giảm sự xung đột không đáng có.
Tinh thần đồng đội kém
Mỗi thành viên trong nhóm sẽ có một công việc, một vai trò khác nhau phù hợp với khả năng của họ. Tuy nhiên, có một số cá nhân lại thích làm việc một mình. Cho nên, họ sẽ chỉ tập trung vào làm tốt việc được giao mà thiếu đi sự giúp đỡ, hỗ trợ cho đồng đội của mình.
Thế nhưng “Người tài giỏi sẽ chiến thắng trò chơi, nhưng tinh thần đồng đội và trí óc sẽ giành chức vô địch.” Theo Michael Jordan.
Ngoài những nguyên nhân trên thì một số các nguyên nhân phổ biến khác như sự cả nể, đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, không chú ý đến công việc của nhóm, … Cũng khiến cho hoạt động của nhóm trở nên kém hiệu quả.
Để đảm bảo được nhóm làm việc hiệu quả đòi hỏi người trưởng nhóm cần hiểu các thành viên của nhóm mình và gắn kết họ lại với nhau.
Có thể bạn quan tâm: Mục tiêu nghề nghiệp của bạn trong 3 – 5 năm tới
2. Lợi ích của việc làm việc nhóm hiệu quả mang lại
Tăng năng suất công việc
Các thành viên cùng nhau xử lý, tìm kiếm thông tin và tìm cách giải quyết thì sẽ cho ra kết quả nhanh hơn so với khi làm việc độc lập. Khi mỗi người cùng đưa ra ý kiến thảo luận sẽ giúp cho nhóm có được phương án khách quan nhất có thể.
Vì thế, kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức của mỗi cá nhân và công việc cũng gặt hái được nhiều kết quả tốt đẹp. Điều này chỉ diễn ra khi các thành viên biết áp dụng phương pháp làm việc nhóm khoa học, hợp lý.
Khơi dậy tiềm năng sáng tạo và đổi mới – Phương pháp làm việc nhóm hiệu quả
Thường thì mọi người sẽ có xu hướng sợ bất đồng quan điểm, sợ bị phán xét hay là sợ mình trở nên khác biệt. Tuy nhiên, thay vì bạn nhìn nhận một vấn đề dưới góc nhìn cá nhân thì nên chia sẻ điều đó với cả nhóm. Bởi vì, mỗi thành viên, mỗi thế giới quan với suy nghĩ, kinh nghiệm khác nhau sẽ đem đến cho bạn được cái nhìn đa chiều hơn. Rồi từ đó nảy sinh ra nhiều ý tưởng sáng tạo, mới lạ hơn.
Việc chia sẻ, trao đổi ý kiến, quan điểm với mọi người trong nhóm không chỉ giúp bạn vượt ra khỏi suy nghĩ đóng khung cá nhân mà còn là cách để mọi người cùng học hỏi lẫn nhau để từ đó có thể giúp tìm ra hướng đi sáng tạo để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và mới lạ.
Giảm thiểu áp lực công việc
Một khảo sát của Deloitte cho biết có đến 77% trong số 1000 người tham gia khảo sát thừa nhận rằng họ đang trải qua tình trạng “burnout” trong công việc. Và một trong những phương án làm việc nhóm có thể giải quyết cho tình trạng này chính là giảm tải lượng công việc qua làm việc nhóm. Các thành viên trong nhóm sẽ hỗ trợ lẫn nhau giải quyết công việc.
Tạo sự kết nối
Làm việc nhóm không chỉ giúp cho tiến độ công việc được đẩy nhanh mà còn kết nối các thành viên trong nhóm một cách hiệu quả. Bởi, trong quá trình làm việc, mọi người đều vì một mục tiêu chung, cùng nhau tương tác, tiếp xúc và rồi cùng nhau phát triển. Từ những người xa lạ chúng ta trở thành “đồng chí”.
3. 5 phương pháp làm việc nhóm hiệu quả
Sau khi nắm được nguyên nhân dẫn đến làm việc nhóm kém hiệu quả và những lợi ích mà làm việc nhóm hiệu quả mang lại. Các bạn hãy cùng Uniace tìm hiểu về 5 phương pháp làm việc nhóm giúp mọi công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhé!
Lắng nghe, giúp đỡ và tôn trọng
Phương pháp làm việc nhóm tiên quyết giúp làm việc nhóm hoạt động hiệu quả, mọi người trở nên gắn kết và thấu hiểu nhau hơn chính là lắng nghe. Khi đã quyết định làm việc cùng nhau, các thành viên cần biết tôn trọng, lắng nghe ý kiến của nhau. Mỗi thành viên đều có những ưu, nhược điểm riêng và đó cũng là lý do mà các bạn hợp sức cùng nhau làm việc để trở nên tốt hơn. Không ai hoàn hảo hết vì thế mọi người cần có sự tôn trọng lẫn nhau.
Một sự thật rằng, bạn sẽ chẳng thể giải quyết các vấn đề phức tạp trong công việc mà không có đội nhóm hỗ trợ, thế nên đừng để cái tôi quá cao lấn át các thành viên trong nhóm. Đã làm việc nhóm thì sẽ chẳng có ai là trung tâm của “vũ trụ” cả.
Lắng nghe nhau là để có thể lựa chọn được phương án giải quyết tối ưu nhất cho công việc. Và khi lắng nghe bạn sẽ học hỏi thêm được nhiều kiến thức, tư duy mới hay ho và bổ ích từ chính những người đồng đội của mình.
Tổ chức và phân công công việc – Phương pháp làm việc nhóm hiệu quả
Để công việc được hoàn thành đúng hạn, công bằng trong các phần công việc của thành viên thì chúng ta cần phải biết cách tổ chức, phân công khoa học và hợp lý. Phương pháp này phụ thuộc nhiều vào trưởng nhóm (leader).
Trưởng nhóm có trách nhiệm phân chia nhiệm vụ đồng đều cho các thành viên trên cơ sở công bằng, văn minh, không để cảm xúc cá nhân chi phối. Đồng thời, trưởng nhóm còn là người đại diện giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc và theo dõi tiến trình công việc một cách khách quan nhất có thể.
Tuy nhiên, các thành viên cũng cần phải góp ý với trưởng nhóm khi mà bạn nhận thấy họ đang tổ chức và điều hành nhóm chưa thật sự tốt.
Tinh thần trách nhiệm
Dù ở bất cứ vị trí nào, bạn đều phải có tinh thần trách nhiệm với phần việc mà mình đảm nhận. Đồng nghĩa với việc, bạn phải hoàn thành đúng hạn được giao, tận tâm với công việc đó. Khi có bất cứ vấn đề nào phát sinh hãy kêu gọi sự giúp đỡ từ nhóm trưởng và các thành viên trong nhóm, vì nó ảnh hưởng đến kết quả chung của nhóm.
Bên cạnh đó, bạn cần tích cực đóng góp ý kiến, năng nổ trong các buổi họp nhóm. Điều này không chỉ cho thấy bạn là người có tinh thần trách nhiệm mà còn khiến mọi người tôn trọng và muốn làm việc cùng bạn trong những dự án tới. Đây là một trong những phương pháp làm việc nhóm mà bất cứ thành viên nào cũng nên nắm rõ.
Tư duy phản biện
Tu duy phản biện là quá trình phân tích, đánh giá vấn đề một cách toàn diện nhất để xem xét lại tính chính xác cũng như làm sáng tỏ vấn đề. Vì thế, tư duy phản biện sẽ giúp bạn nhìn nhận được những sai sót trong ý tưởng, hướng đi của nhóm.
Bên cạnh đó, tư duy phản biện sẽ cho bạn cái nhìn bao quát hơn về vấn đề, hiểu được sự logic giữa các quan điểm, và lập luận để thuyết phục mọi người khi bạn có một hướng đi mới cần mọi người đồng ý.
Tuy nhiên, mục tiêu chung vẫn là giúp cho sự phát triển của nhóm vì thế bạn cũng cần phân biệt đâu là “tư duy phản biện” và đâu là “tư duy tranh cãi”. Bằng những lý lẽ, dẫn chứng đúng đắn, chúng ta sẽ thuyết phục hoặc là đề xuất mọi người nên hay không nên đi theo hướng đi đó thay vì dùng những lời lẽ áp đặt hay bác bỏ.
Khen ngợi, ủng hộ cố gắng, nỗ lực của thành viên – Phương pháp làm việc nhóm hiệu quả
Đừng tiết kiệm bất kỳ một lời khen ngợi hay động viên cho sự cố gắng và nỗ lực của các thành viên trong nhóm, đặc biệt khi bạn là một nhóm trưởng. Các thành viên sẽ cảm thấy mình được công nhận, được trân trọng và khi đó họ sẽ có thêm động lực làm việc hơn.
Bên cạnh đó, thì việc chân thành góp ý về những lỗi sai sẽ có tác dụng tích cực hơn gất nhiều lần so với việc bắt lỗi và chỉ trích. Việc một thành viên làm không tốt cần được mọi người cảm thông và khích lệ để họ có thêm động lực tiến bộ hơn, đừng khiến không khí làm việc trở nên quá căng thẳng. Hãy luôn giữ tâm thái tích cực và cởi mở để làm việc cùng nhau nhé!
Trên đây là những thông tin chi tiết về phương pháp làm việc nhóm hiệu quả cao. Hy vọng rằng đây sẽ nguồn tài liệu bổ ích giúp bạn và tổ chức của mình gặt hái được nhiều thành công trong công việc nhé!
Cảm ơn bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết này của Uniace nhé. Nếu các bạn đang có mong muốn học thêm về Data Analytics để mở rộng cơ hội nghề nghiệp hãy truy cập ngay vào UNIACE Network – Cộng đồng tài năng trẻ để “phổ cập” các kiến thức mới, hữu ích, có tính ứng dụng cao, phù hợp cho bạn “đi nhanh” hơn trong hành trình trở thành một nhân sự đa nhiệm.
≫>> Xem thêm.