Time Blocking là gì? 10 cách để bắt đầu với Time Blocking

Bạn đang tìm hiểu chủ đề time blocking là gì? Những thông tin ngay dưới đây có thể hữu ích dành cho bạn. Định nghĩa và một số cách để bắt đầu với time blocking được tiết lộ ngay bên dưới. Cùng tìm hiểu nhé.

Time Blocking là gì?
Time Blocking là gì?

Timeboxing (hoặc Time Blocking) là gì?

Timeboxing được định nghĩa là:

“Trong lĩnh vực quản lý thời gian, timeboxing là sự phân bổ một lượng thời gian cố định – gọi là timebox – trong đó chứa các hoạt động được lên kế hoạch thực hiện. Nó được sử dụng trong một số phương pháp quản lý dự án và quản lý thời gian cho cá nhân. ”¹

Năm 2012, Daniel Markovitz viết trên Harvard Business Review:

“Giải pháp thay thế cho to-do list – một phương pháp vô ích, thì time boxing là thứ tôi gọi là “living in your calendar”. Nó là việc loại bỏ các task khỏi to-do list, ước tính lượng thời gian mỗi task sẽ tiêu tốn và chuyển chúng vào lịch.

>> Giới thiệu: Chương trình miễn phí – Tài năng trẻ young talent, đào tạo tư duy và kỹ năng mở rộng dành cho sinh viên.

Đừng quên dành thời gian xử lý email. Và để lại một khoảng rảnh rỗi – một đến hai giờ – mỗi ngày để đối phó với những khủng hoảng không thể tránh khỏi.

Về bản chất, bạn đang lập một “kế hoạch sản xuất” cho những gì bạn làm.” – Daniel Markovitz²

Cal Newport giúp phổ biến khái niệm này trong một bài đăng trên blog năm 2013:

“Tôi gọi phương pháp lập kế hoạch này là time blocking… Mục tiêu của tôi là đảm bảo mình làm đúng việc, đúng thời điểm với một deadline phù hợp.

Kiểu lập kế hoạch này với tôi giống chơi cờ vua, với các khối công việc được dàn trải và sắp xếp theo cách các dự án được bắt đầu hoàn thành với (vừa đủ) thời gian rảnh rỗi… Một khoảng thời gian 40 tiếng sử dụng time blocking với ước tính của tôi sẽ tạo ra kết quả tương đương một tuần làm việc hơn 60 tiếng mà không có kế hoạch.” – Cal Newport³

10 mẹo Timeboxing để bắt đầu:

Timeboxing #1 — Coi đây như phần bổ sung cho to-do list của bạn

Bạn không cần dẹp bỏ hoàn toàn to-do list. Timeboxing đơn giản biến to-do list thành định dạng lịch. Những danh sách việc cần làm dường như kéo dài và các task xáo trộn từ ngày này qua ngày khác rất thường xuyên. Time blocking giúp giải quyết điều đó và khiến to-do list trở thành to-done list.

“Thứ được lên lịch là thứ được thực hiện.” – Daniel Pink

Timeboxing #2 — Bắt đầu từ những gì căn bản nhất

Khi lần đầu chuyển từ to-do list sang lịch, có thể bạn sẽ dang dở công việc hết ngày này qua ngày khác. Thực tế cho thấy chúng ta không thể làm tất cả. Đó là điều tốt.

Sự thật khắc nghiệt mang tên “chi phí cơ hội” cho ta biết rằng làm một việc nghĩa là không thể làm việc khác — chí ít là ngay trong một thời điểm. Đó chính là sự đánh đổi có chủ đích. Bất kỳ quyết định sử dụng thời gian nào cũng đồng nghĩa với việc đánh đổi một thứ khác.

Vì vậy ta nên dành lượng thời gian nhiều nhất có thể cho những việc thực sự quan trọng. Áp dụng chủ nghĩa hiệu dụng và nói “không” giúp bạn xác định những điều quan trọng từ vô số thứ tầm thường, theo đuổi lối sống “ít” hơn nhưng tốt hơn và thực hành nghệ thuật của sự tối giản.

Timeboxing #3 — Khởi động với các khối 15, 30 và 60 phút

Tim Urban, tác giả blog Wait But Why cho rằng chúng ta có 100 khối 10 phút mỗi ngày tương đương 1.000 phút — khoảng 16,7 giờ — lượng thời gian “tỉnh táo”.

Với Elon Musk, mỗi timebox chỉ bằng 5 phút. Nghe hơi quá với tôi, nhưng tôi cũng không phải anh ấy. Khi bắt đầu thử nghiệm Timeboxing, có thể bạn sẽ không ước tính được chính xác thời gian thực hiện các task.

Hầu như tất cả chúng ta đều đánh giá thấp khoảng thời gian thực sự cần thiết để làm một việc gì đó. Hãy bắt đầu với một lượng thời gian phù hợp và dễ chịu.

>> Xem thêm: Làm gì khi cần ra quyết định khi đang ở độ tuổi 20?

Timeboxing #4 — Lập kế hoạch cho việc nghỉ ngơi

Để ước lượng thời gian tốt hơn, hãy để lại một vài khoảng trống trên lịch cho những việc bất ngờ xảy ra hoặc những khoảng nghỉ ngơi vượt quá dự định.

Theo nghiên cứu, việc nghỉ ngơi có lợi cho bạn ( nghỉ ngơi, chứ không phải sự lười biếng).

Timeboxing #5 — Theo dõi các hoạt động thực tế vào cuối ngày

Càng thực hành nhiều, kỹ năng Timeboxing của bạn sẽ càng tốt. Thay vì sử dụng một app theo dõi thời gian riêng, việc ghi lại thời gian thực tế dành cho lịch trình (bằng cách điều chỉnh các block cho phù hợp với thực tế) giúp bạn biết bản thân đã sử dụng thời gian như thế nào. Và dần già, bạn sẽ tự nhiên hiểu rõ hơn cách ước lượng thời gian nếu có thể trực quan hóa và phân tích chúng.

Timeboxing #6 — Thử nghiệm giữa digital và truyền thống

Cal Newport thực hành Time Blocking trên giấy, nhưng tôi không thể tưởng tượng được anh ta đã dành bao nhiêu thì giờ chỉnh sửa chúng trong thực tế!

Tôi sử dụng Google Calendar đồng bộ hóa từ laptop với smartphone và thường liên tục di chuyển các block trong ngày. Lưu ý rằng: thay đổi mốc thời gian bắt đầu thực hiện task – chứ không thay đổi “lượng thời gian” thực hiện task đó.

Những mẹo Timeboxing phía trên sẽ phát huy hiệu quả đáng kinh ngạc khi bạn có thể điều chỉnh mọi thứ trên digital trong vài giây để có cái nhìn tổng quan về ngày hoặc tuần làm việc của mình.

Timeboxing #7 — Cân nhắc không chỉ thời gian mà cả nguồn năng lượng của bạn

Bạn thuộc mẫu người nào? Morning bird hay night owl? Nếu bạn biết mình làm việc hiệu quả nhất trong chu kỳ 90 phút, timeboxing với chu kỳ đó.

Nếu bạn muốn dành ra 3-4 giờ liên tục (có vẻ phổ biến với nhà văn – thường viết lách trong 3-4 giờ đầu ngày), hãy Timeboxing như vậy. Quản lý thời gian chỉ hiệu quả khi bạn quản lý năng lượng trong khoảng thời gian đó tốt.

Timeboxing #8 — Các hoạt động lặp lại giúp cuộc sống dễ dàng hơn

Càng nhiều hoạt động được thực hiện với khung thời gian cụ thể lặp đi lặp lại, càng nhiều thói quen bạn có thể xây dựng và phát triển.

Timeboxing #9 — Biến Timeboxing thành lối sống

Thực hành trong một tuần có thể không giúp ích mấy. Thực hành trong một năm sẽ tạo ra nhiều khác biệt. Sự nhất quán là một bí quyết không mới mẻ nhưng luôn tạo ra năng suất thưc sự.

“We are what we repeatedly do. Excellence, then, is not an act, but a habit.” – Will Durant

>> Có thể bạn chưa biết: Hướng dẫn cách gộp nhiều file excel thành 1

Timeboxing #10 — Hành động từ hôm nay

Vì:

“If you don’t prioritize your life, someone else will.” – Greg McKeown, tác giả Essentialism

Như vậy là chúng tôi vừa chia sẻ đến bạn chủ đề Time blocking là gì? Hi vọng thông tin cung cấp hữu ích với bạn. Cảm ơn đã đọc bài viết.

Cập nhật thêm các bài viết hữu ích khác của Uniace tại chuyên mục Góc chia sẻ:

Trả lời

Website UNIACE có sử dụng Cookie và thu thập thông tin cá nhân của học viên tuân thủ chính sách bảo vệ thông tin cá nhân của người tiêu dùng theo quy định của pháp luận. Tiếp tục sử dụng Website đồng nghĩa với việc bạn đồng ý về các điều khoản này. Xem thêm chi tiết tại https://uniace.vn/chinh-sach-bao-mat-thong-tin/