4 bước để quản lý thời gian làm việc và cuộc sống tốt hơn

Một số công việc có ranh giới rất rõ ràng giữa thời điểm bạn “on” và “off” trong khi với những việc khác thì hai trạng thái này không rõ ràng – hoặc có khả năng không tồn tại. Điều đó khiến việc không bị phân tâm bởi công việc, đặc biệt là về phương diện tinh thần là một thách thức lớn đối với mỗi con người trong vấn đề về quản lý thời gian.

Quản lý thời gian giữa công việc và cuộc sống

Nếu bạn muốn biết làm cách nào để có thể quản lý thời gian giữa công việc và cuộc sống tốt hơn thì 4 bước sau có thể hữu ích với các bạn đấy. Hãy cùng Uniace khám phá nhau nhé!

Bước 1: Xác định “After Hours”

Nếu bạn có công việc truyền thống từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, thì giờ làm việc của bạn đã được thiết lập. Nhưng nếu bạn làm việc trong môi trường có giờ giấc linh hoạt, hãy suy nghĩ kỹ khi nào bạn muốn “on” và “off”.

Quản lý thời gian bắt đầu và kết thúc công việc

Nếu sếp có yêu cầu một lượng giờ nhất định ​​làm việc mỗi tuần, hãy bắt đầu bằng việc xem cách điều chỉnh số giờ đó phù hợp với các cam kết cá nhân, chẳng hạn như đưa con đến trường hoặc tham gia hoạt động ngoại khóa, thực hiện một chuyến đi nhất định hoặc tham dự lớp tập thể dục bạn thực sự thích thú.

Khi nào bạn cần “start” và khi nào “stop” để có một khoảng thời gian làm việc thích hợp?

Mặt khác, nếu công ty của bạn không có khoảng thời gian cụ thể bạn cần làm việc – ví dụ freelance hoặc văn hóa làm việc tập trung vào kết quả – nhưng công việc của bạn vẫn chiếm gần như toàn bộ thời gian, hãy chọn cách tiếp cận ngược lại.

  • Suy nghĩ xem bạn muốn dành bao nhiêu giờ cho các hoạt động như ngủ, tập thể dục, gia đình, bạn bè, dọn dẹp, tài chính, v.v.
  • Sau đó, xem bạn cần tiết kiệm bao nhiêu thời gian hàng ngày và hàng tuần để phù hợp với những ưu tiên cá nhân đó.
  • Những thứ đó xác định các thông số về thời điểm bạn muốn coi là “giờ làm việc”.

Xem thêm: Cách thiết lập ranh giới giữa công việc và cuộc sống riêng

Bước 2: Có sự rõ ràng về phương diện tinh thần

Tiếp theo, để quản lý thời gian tốt hãy đảm bảo bạn có tinh thần minh mẫn về những việc cần phải hoàn thành và khi nào bạn sẽ hoàn thành nó, bằng cách “viết ra những task cần làm, cho dù đó là trong sổ tay, app quản lý tác vụ, hệ thống quản lý dự án hay trong lịch cá nhân”, điểm này giúp chúng ta không nằm trên giường vào ban đêm và cố gắng ghi nhớ mọi thứ trong danh sách to-do list.

Sắp xếp thời gian những việc cần làm trước và sau

Khi đã có danh sách này, hãy lập kế hoạch cho công việc. Điều đó có nghĩa là dành thời gian trong lịch trình để làm báo cáo trước, bổ sung thời gian vào lịch trình để chuẩn bị cho cuộc họp ngày hôm sau hoặc đơn giản là vạch ra những giờ cụ thể bạn sẽ dành để hoàn thành công việc thay vì tham gia các cuộc họp hoặc đáp ứng yêu cầu của người khác. Việc lập kế hoạch này giúp giảm bớt lo lắng rằng điều gì đó sẽ bung bét hoặc bạn bị trễ deadline.

Phần cuối cùng, của việc tăng cường sự minh mẫn về tinh thần là việc chuẩn bị cho sự kết thúc một ngày làm. Trong thời gian này, hãy xem qua danh sách to-do list hàng ngày và lịch trình của bạn để đảm bảo mọi thứ hoàn toàn phải được hoàn thành – cụ thể là những nhiệm vụ có deadline khó khăn – đã được hoàn thành.

Bạn cũng có thể lướt nhanh email của mình để đảm bảo rằng mọi mail khẩn cấp đều được gửi đến trước khi bạn rời văn phòng. Với một số người coi việc thực hiện chuyện này vào cuối ngày làm việc như một điều hữu ích – 15 đến 30 phút trước khi rời văn phòng. Với người khác, sẽ tốt hơn nếu đặt nhắc nhở trên lịch cá nhân trong một hoặc hai giờ trước tan sở. Điều này mang lại một khoảng thời gian thoải mái hơn để hoàn thành mọi thứ.

Xem thêm: 3 bước tiếp cận công việc hiệu quả để bảo vệ thời gian chính mình

Bước 3: Giao tiếp với đồng nghiệp

Trong một số tình huống, bạn có thể đặt ranh giới xác định sau giờ làm việc, chẳng hạn như sau 6 giờ chiều tôi offline. Nhưng với một số tình huống khác mọi thứ có vẻ kém rõ ràng hơn nhiều.

Quản lý thời gian sau khi kết thúc công việc tại văn phòng

Trường hợp 1:

Đối với những người trong tình huống mà bạn có một ranh giới rõ ràng giữa công việc và gia đình, bạn nên trực tiếp trao đổi điều đó với đồng nghiệp.

  • Ví dụ bạn có thể nói, “Tôi thường tan làm lúc 6 giờ chiều, vì vậy nếu bạn liên hệ với tôi sau thời gian đó, bạn có thể nhận được phản hồi vào sau 9 giờ sáng ngày làm việc tiếp theo”. Hoặc trong một số trường hợp, hành động của bạn có thể chỉ đơn giản là thiết lập điều đó.
  • Nếu họ không bao giờ thấy bạn online từ 6 giờ chiều hôm trước đến 9 giờ sáng hôm sau, họ sẽ hiểu bạn đang offline và không sẵn sàng cho công việc ở thời điểm ấy.

Trường hợp 2:

Nhưng với những người có công việc yêu cầu kết nối thường xuyên hơn, bạn có thể muốn thiết lập một số nguyên tắc để kiểm soát cách mọi người tiếp cận bạn do đó giảm bớt sự gián đoạn không mong muốn.

  • Ví dụ bạn có thể bảo họ: “Bạn có thể nhắn tin cho tôi trong ngày với các câu hỏi, nhưng sau 6 giờ chiều, vui lòng gửi cho tôi email thay vì tin nhắn trừ khi tình hình thực sự khẩn cấp.”

Trường hợp 3:

Tương tự, nếu bạn có một lịch trình rất linh hoạt, trong đó bạn có những khoảng thời gian nghỉ kéo dài trong ngày cho những việc như đi tập thể dục hoặc đón con sau giờ học, hãy khuyến khích mọi người liên hệ với bạn theo những cách cụ thể, ưu tiên mà bạn thiết lập.

  • Ví dụ, “Có một số thời điểm trong ngày tôi có thể không sử dụng laptop. Nếu bạn cần phản hồi nhanh hãy gọi hoặc nhắn tin cho tôi ”.
  • Trong những trường hợp này, bạn biết rằng chỉ có công việc quan trọng nhất mới khiến bạn phải tạm dừng các nghĩa vụ cá nhân hoặc gia đình thông qua một cuộc gọi hoặc tin nhắn khẩn cấp và bạn có thể chuyển sự chú ý của mình sang những việc không khẩn cấp khi online.

Xem thêm: Nghệ thuật của việc nói không nơi công sở

Bước 4: Hoàn thành công việc tại cơ quan

Điều này có vẻ điên rồ, nhưng tôi khuyến khích bạn thực hiện công việc tại văn phòng. Đối với nhiều người, họ coi “công việc thực sự” là thứ họ để dành sau khoảng thời gian làm việc cố định (lúc 5 hoặc 6 giờ chiều) khi mọi người đã rời văn phòng hoặc sau khi đã cho con đi ngủ.

Mọi người có suy nghĩ này vì “thời gian” có vẻ được hiểu như là vài giờ quý giá mà không ai ghé qua văn phòng hoặc yêu cầu bạn làm bất cứ điều gì ngay lập tức. Nhưng nếu muốn ngừng cảm thấy bị phân tâm bởi công việc sau giờ làm, bạn cần thực sự làm công việc của mình trong ngày.

Hoàn thành công việc tại nơi làm

Hãy hoàn thành các hành động với sự minh mẫn tinh thần giúp bạn tiến một bước dài. Quản lý thời gian của bạn một cách thực sự.

  • Dành thời gian cho việc của dự án.
  • Đặt thời gian trong lịch để trả lời email.
  • Nếu công việc yêu cầu có một nơi khác ngoài văn phòng để thực hiện, hãy làm điều đó.
  • Tự tư duy và trao đổi với chính bản thân để hoàn thành nhiệm vụ.
  • Điều này đặc biệt khó – nếu không muốn nói là không thể – để không bị phân tâm vào công việc khi bạn đang căng thẳng vì bạn chưa hoàn thành công việc của mình.
  • Và nếu bạn phải (hoặc muốn) làm một số công việc ngoài ngày tiêu chuẩn của mình, hãy đảm bảo bạn đã sắp xếp thời gian cho nó.

Ví dụ, tôi sẽ làm việc từ 8-9 giờ tối nay sau đó dừng lại. Hoặc, tôi sẽ dành ba giờ vào thứ Bảy từ 1-4 giờ chiều, nhưng sau đó tôi sẽ không nghĩ về nó nữa. Xác định thời gian và tập trung vào nó sẽ tốt hơn nhiều so với việc nghĩ về công việc cả đêm hoặc cả cuối tuần và không làm gì cả.

Ở góc độ cá nhân, chúng ta cần cho tinh thần nghỉ ngơi để làm việc một cách tốt nhất và việc dành thời gian cho bản thân – mà không bị phân tâm bởi công việc – có thể giúp ta trở thành phiên bản tốt nhất của mình. Không thể đảm bảo 100% rằng những suy nghĩ về công việc sẽ không còn lởn vởn trong tâm trí bạn, nhưng với bốn bước trên bạn có thể giảm thiểu mức độ phân tâm của công việc sau giờ làm.

Để có thể hiểu và biết cách phân tích các vấn đề gặp phải trong công việc khi sắp ra trường và đi làm tại văn phòng, bạn có thể tham khảo chương trình “Young Talent” giúp nâng cao kỹ năng cứng lẫn mềm cho sinh viên năm 3,4, chỉ có tại Uniace. Đăng kí tham gia tại đây.

Cập nhật thêm các bài viết hữu ích khác của Uniace tại chuyên mục Góc chia sẻ

Có thể bạn quan tâm

Trả lời

Website UNIACE có sử dụng Cookie và thu thập thông tin cá nhân của học viên tuân thủ chính sách bảo vệ thông tin cá nhân của người tiêu dùng theo quy định của pháp luận. Tiếp tục sử dụng Website đồng nghĩa với việc bạn đồng ý về các điều khoản này. Xem thêm chi tiết tại https://uniace.vn/chinh-sach-bao-mat-thong-tin/