Phần mềm quản lý công việc là một trong những giải pháp hữu ích nhằm giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất làm việc một cách hiệu quả. Đồng thời, đây cũng chính là sợi dây gắn kết các thành viên trong công ty cũng như đảm bảo tiến độ công việc luôn đi đúng kế hoạch.
Trong bài viết này, UNIACE sẽ cung cấp cho bạn 7 phần mềm quản trị công việc được sử dụng phổ biến hiện nay. Hãy cùng đón xem!
Quy trình quản lý công việc của nhân viên sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn nhờ các công cụ quản lý công việc, bởi vì:.
Hỗ trợ doanh nghiệp quản trị bao quát tất cả các công việc: thông tin về các đầu việc (nội dung công việc, nơi thực hiện, người đảm nhận, người xét duyệt, thời gian thực hiện và hạn hoàn thành, … Đều được lưu trên hệ thống. Nhờ vậy, bạn có thể giám sát các công việc một cách tổng quát nhất của toàn công ty. Đặc biệt, dù ở nơi đâu, chỉ cần có kết nối mạng là bạn đã có thể nắm bắt mọi thông tin về tiến trình công việc đang diễn ra như thế nào.
Hiệu suất công việc: nhờ vào các phần mềm theo dõi tiến độ công việc này mà quy trình giao, nhận việc cũng như xét duyệt trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Đồng thời, thông qua phần mềm quản lý công việc này, bạn cũng có thể kiểm soát được lượng việc mà mỗi nhân viên đang đảm nhận. Và bạn cũng không cần phải tốn thời gian nhắc nhở về hạn hoàn thành công việc, phần mềm này sẽ hỗ trợ bạn làm điều đó.
Đánh giá hiệu quả công việc: các công cụ quản lý công việc sẽ hỗ trợ bạn giám sát toàn bộ tiến trình làm việc của nhân viên. Từ đó giúp bạn quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên một cách chính xác. Bên cạnh đó, các phần mềm này thường sẽ tích hợp tính năng để bạn có thể lập các bản báo cáo, biểu đồ trực quan nhằm đánh giá năng suất công việc một cách chính xác và nhanh chóng.
Có thể bạn quan tâm: Giải pháp quản lý kinh doanh cho người khởi nghiệp
2. Top 7 phần mềm quản lý công việc, đảm bảo tiến độ công việc
Sau đây, UNIACE sẽ bật mí cho các bạn 7 phần mềm quản trị công việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp vô cùng chuyên nghiệp và đảm bảo đúng tiến độ công việc. Hãy cùng đón xem nhé!
2.1 Phần mềm giao việc Wrike
Wrike là phần mềm quản lý công việc được sử dụng khá phổ biến. Nó đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, không có quá nhiều kinh phí.
Phần mềm quản lý này hỗ trợ các tính năng như khởi tạo việc, giao việc, tag tên nhân viên, comment, có sự kết nối của một nhiệm vụ với các dự án khác nhau, live editing (chỉnh sửa trực tuyến) với các tài liệu. Ngoài ra, với Wrike bạn còn có thể tạo công việc trực tiếp qua email nhanh chóng.
Đồng thời, Wrike có thể hỗ trợ bạn giám sát các đầu việc hiệu quả. Nó có cung cấp đa dạng các loại tùy chọn khi bạn đặt hạn cho công việc như theo backlog, theo deadline; theo milestone,..
Bên cạnh đó, phần mềm này cũng có lựa chọn xem dự án theo biểu đồ Gantt, Workload của mỗi nhân sự, tính năng này hiện chỉ có bản trả phí mới có thể sử dụng. Điều này giúp bạn có thể quản lý nguồn lực của công ty vô cùng hiệu quả.
Ở bản miễn phí, Wrike còn có tính năng phân quyền sử dụng như quyền cài đặt ngày làm việc, hay quyền xóa tài khoản thành viên. Tuy nhiên, để bạn có thể tùy chỉnh Workflow hay xem lịch làm việc của người khác thì cần phiên bản trả phí.
2.2 Phần mềm theo dõi tiến độ công việc Jira Software
Jira Software là công cụ quản lý công việc theo phương pháp agile (phương pháp tập trung và hiệu quả, sản phẩm năng cấp theo feedback của khách hàng). Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể sử dụng Jira để theo dõi quá trình hoàn thiện sản phẩm của mình.
Phần mềm quản lý công việc Jira hỗ trợ người dùng làm việc với giao diện bảng Kanban và Scrum. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu dự án có trong phần mềm này như Lead Generation, Document Approval, Software Development và bạn có thể tùy chỉnh nó theo các đầu việc của mình.
Để giúp người dùng kiểm soát khối lượng cũng như tiến trình công việc một cách suôn sẻ, tránh tồn việc, Jira đã hỗ trợ hơn 10 báo cáo khác nhau, cùng các biểu đồ phân tích báo cáo trực quan, dễ hiểu.
Ngoài ra, phần mềm này còn có chức năng phân quyền nổi bật. Tính năng này sẽ hạn chế quyền xem đối với các thành viên có vai trò khác nhau. Điều này là cực kỳ phù hợp với môi trường doanh nghiệp với cấp bậc cao thấp khác nhau.
2.3 Phần mềm quản lý công việc hiệu quả MISA AMIS
Phần mềm AMIS có giao diện thân thiện, dù mới ra mắt nhưng được khá nhiều doanh nghiệp tin dùng. Nó hội tụ đủ các tính năng như tạo, phân chia công việc, lập kế hoạch, giám sát tiến độ, đánh giá,… Khá là tương tự với các phần mềm quản lý khác.
Ngoài ra, AMIS còn hỗ trợ tính năng gợi ý danh mục công việc theo sự ưu tiên. Bên cạnh đó, nó còn cung cấp các mẫu giải pháp quản lý công việc, thời gian theo từng lĩnh vực.
Các doanh nghiệp đều có thể yên tâm khi sử dụng phần mềm này vì AMIS đảm bảo mọi dữ liệu đều được kết nối và bảo mật một cách an toàn.
2.4 Phần mềm quản lý công việc Base WeWork
Cũng tương tự như AMIS, Base WeWork là phần mềm được phát triển bởi công ty Việt. Nó có đầy đủ các tính năng cần thiết của một phần mềm quản lý công việc.
Base Wework cung cấp các giao diện quản lý đa dạng như biểu đồ Gantt, Kanban, hay to do list. Bên cạnh đó, bạn có thể khởi tạo và giao việc cũng như thiết lập hạn hoàn thành cho từng đầu công việc. Nhân sự của công ty cũng có thể trao đổi thông tin với nhau qua hệ thống Base Message.
Bạn cũng có thể theo dõi dự án qua các báo cáo tiến độ, phần trăm công việc theo trạng thái (đang làm, chưa làm, hoàn thành). Điều này giúp bạn theo sát dự án, phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh và đưa ra giải pháp. Phần mềm này cũng hỗ trợ tính năng phân quyền nhằm hỗ trợ khi cần làm việc với đối tác và client ngoài công ty.
2.5 App quản lý công việc Asana
Asana – Một ứng dụng quản lý công việc mà các doanh nghiệp cũng nên cân nhắc sử dụng. Ngoài những tính năng cơ bản mà một công cụ quản lý cần có, Asana có khả năng liên kết một nhiệm vụ cho nhiều dự án mà không cần nhập lại từ đầu.
Nếu các phần mềm như AMIS hay Base Wework có hỗ trợ biểu đồ Gantt thì với Asana, bạn sẽ sử dụng tính năng Timeline để quan sát công việc một cách tổng quan. Ở bản miễn phí, bạn sẽ chỉ có bản đồ báo cáo cơ bản theo dự án. Nhưng với bản trả phí, bạn sẽ được cung cấp các bản báo cáo chuyên sâu và trực quan hơn.
2.6 Phần mềm quản lý công việc miễn phí MYXTEAM
MyXTeam là công cụ quản lý theo dạng to do list. Quản lý có thể tạo nhiệm vụ giao xuống hoặc nhân viên sẽ là người tự tạo nhiệm vụ của mình trên hệ thống theo yêu cầu của quản lý. Các nhiệm vụ này đều có đủ các thông tin về thời gian làm và hạn nộp, người thực hiện.
Với MyXTeam thì các nhân sự có thể góp ý với nhau qua phần comment ở mỗi nhiệm vụ. Bên cạnh đó, các bạn cũng có thể quan sát tiến độ công việc của từng nhân viên cùng tình trạng công việc trên màn hình dashboard.
MyXTeam còn cung cấp tính năng cấp quyền cho một số nhân sự lên làm admin quản lý team và chỉ có họ mới có quyền tùy chỉnh tất cả mọi thứ trong dự án.
2.7 Ứng dụng quản lý công việc miễn phí Trello
Trello là phần mềm quản lý hoạt động dựa trên phương pháp Kanban. Với giao diện trực quan, bạn có thể dễ dàng kiểm soát công việc với 3 trạng thái cụ thể: todo, doing, done.
Với Trello, bạn có thể phân chia công việc cho nhân sự trong công ty một cách rõ ràng và dễ hiểu. Tuy nhiên thế mạnh của Trello là hỗ trợ làm việc nhóm vì thế nó không có đầy đủ các tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý.
Thế nhưng, Trello sẽ là một công cụ quản lý công việc cá nhân hiệu quả. Và đây sẽ là lựa chọn tuyệt vời khi áp dụng cho mỗi nhân sự trong công ty. Giúp họ kiểm soát được lượng việc đã giao, quản lý công việc cá nhân và sắp xếp thời gian hoàn thành công việc năng suất hơn.
3. Cách lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp
Dưới đây là một số các tiêu chí mà UNIACE sẽ giới thiệu cho các bạn. Nhằm giúp bạn có thể lựa chọn được một phần mềm quản lý công việc phù hợp với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp mình nhé!
3.1 Dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp
Trước khi đưa ra quyết định rằng doanh nghiệp mình nên chọn phần mềm nào? Bạn nên xác định nhu cầu sử dụng phần mềm này của công ty là gì? Đặc biệt các doanh SMEs điều này cực kỳ cần thiết. Bởi vì nếu như chọn sai phần mềm sẽ dẫn đến lãng phí tiền của công ty.
Nhu cầu của doanh nghiệp ở đây có thể là: phần mềm đó có thể quản lý được những đầu công việc nào. Nó có giới hạn thành viên tham gia không. Giao diện của nó có dễ dàng sử dụng và phù hợp với mọi trình độ công nghệ hay không. Bên cạnh đó, yếu tố tiên quyết vẫn là các tính năng cần thiết mà phần mềm quản lý công việc online này cung cấp có phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
3.2 Ngân sách
Tiếp đến, bạn cần quan tâm đến ngân sách mà doanh nghiệp có thể chi trả khi mua một phần mềm quản lý công việc. Việc đầu tư cho doanh nghiệp một phần mềm “xịn” cũng là điều mà bạn nên tham khảo. Bởi vì, chính những phần mềm này có thể sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ở những khoản khác như thời gian, chi phí văn phòng phẩm, chi phí đi lại, ….
Ngoài ra, trước khi đi đến ký kết bạn nên tìm hiểu thật kỹ xem phần mềm này có phát sinh các chi phí khác hay không. Bởi vì, đây là công cụ mình sử dụng lâu dài và có sự gắn kết với doanh nghiệp. Cho nên, các khoản phí là điều mà bạn cần làm thật rõ ràng.
3.3 Phần mềm hỗ trợ các tính năng cần thiết
Đây là tiêu chí mà bạn cần nghiên cứu sau nhu cầu và ngân sách. Bạn có thể dựa trên một số các tính năng sau để lựa chọn. Chẳng hạn như khả năng giao tiếp, hỗ trợ nhân viên cộng tác hiệu quả; Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái công việc; Báo cáo tiến độ làm việc của nhân viên; Khả năng phân quyền, phân chia vai trò cụ thể nhằm đảm bảo thứ bậc kỷ luật trong doanh nghiệp.
Trên đây là những thông tin hữu ích về các phần mềm quản lý công việc. UNIACE hy vọng rằng bài viết này sẽ là nguồn tài liệu bổ ích giúp các doanh nghiệp của bạn làm việc năng suất và hiệu quả hơn.
Ngoài ra, nếu các bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến các phần mềm hỗ trợ quản lý công việc thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Zalo số 0933.154.978 hoặc email: nhat@uniace.Vn để được tư vấn cụ thể và chi tiết nhé!
≫> Xem thêm:.