Hướng dẫn cách thay đổi nguồn và cập nhật bảng tổng hợp PivotTable

Bảng tổng hợp (hay còn được gọi là Pivot Table) là một trong những công cụ xử lý dữ liệu lớn hiệu quả, đơn giản nhất được tạo ra từ Microsoft cho phép người dùng cập nhật và thay đổi dữ liệu nguồn chỉ với một vài thao tác đơn giản.

Hôm nay, Uniace sẽ chia sẻ đến các bạn đọc về 3 nguyên tắc cơ bản nhất định phải nắm rõ trong PivotTable.

1. Sử dụng phím tắt để tạo bảng tổng hợp PivotTable

Thông thường, để tạo ra bảng Pivot thì bạn cần bấm chọn vào 1 ô trong vùng dữ liệu, sau đó chọn Insert → chọn PivotTable. Với cách này chúng ta tốn đến 3 click.

Nếu chúng ta muốn tạo bảng tổng hợp nhanh và khi chúng ta đã quen dùng PivotTable, chúng ta có thể sử dụng phím tắt bằng cách:

  • Đầu tiên, chọn 1 ô trong vùng dữ liệu sau đó nhấn phím Alt, lúc này Excel sẽ hiện các chữ viết tắt cả các thẻ trên.
cách dùng phím tắt tạo bảng tổng hợp
Sử dụng phím tắt tạo bảng tổng hợp trong excel 1
  • Tiếp tục nhấm chữ N trên bàn phím → Xuất hiện chữ V bên dưới ô PivotTable → Nhấm V trên bàn phím để tạo PivotTable.

 

Hướng dẫn tạo PivotTable với phím tắt
Sử dụng phím tắt tạo bảng tổng hợp trong excel 2

Hướng dẫn cách thay đổi nguồn và cập nhật bảng tổng hợp PivotTable 1Như vậy, bạn có thể dễ dàng tạo PivotTable bằng cách nhấn lần lượt 3 phím tắt trên bàn phím:
Alt → N → V

Xem thêm: 40 phím tắt cơ bản mà dân văn phòng cần phải biết

2. Thay đổi các cột/ Fields đã có trong bảng tổng hợp

Đối với PivotTable như chúng ta đã tạo ra, nếu bạn muốn thay đổi các cột/Fields đã kéo-thả ở trong PivotTable Fields chúng ta sẽ làm như thế nào?

Cách 1

Bạn có thể vào lại Fields chọn untick những cột nào mà bạn muốn gỡ ra. Ví dụ bạn muốn gỡ “Diễn giải” ra khỏi bảng tổng hợp. Bạn sẽ untick vào ô “Diễn giải” trong PivotTable Fields.

Bỏ chọn (untick) cột "Diễn giải" trong PivotTable Fields
Bỏ chọn (untick) cột “Diễn giải” trong PivotTable Fields

Cách 2.

Bạn có thể kéo-thả Fields bạn muốn xóa khỏi PivotTable ra vùng trống ngoài Worksheet.

Kéo thả (thêm hoặc bỏ) cột trong pivottable fields
Kéo thả (thêm hoặc bỏ) cột trong pivottable fields

Cách 3.

Bạn có thể thực hiện gỡ cột/Fields ra khỏi PivotTable bằng cách, ví dụ bạn muốn xóa “Loại chi phí” ra khỏi PivotTable, ở trong ô Rows → Nhấm vào phím mũi tên bên cạnh “Loại chi phí” → Chọn Remove Fields.

Nhấn "Remove Field" để xóa cột trong PivotTable Fields
Nhấn “Remove Field” để xóa cột trong PivotTable Fields

Xem thêm: Chia sẻ cách dùng hàm vlookup giữa 2 sheet

3.Thay đổi nguồn và cập nhật bảng tổng hợp PivotTable

Giả sử dữ liệu ví dụ trên có thay đổi, cụ thể Uniace sẽ thêm 1 cột “Số tiền (Chữ giống số)” – cột này nhìn giống như là số nhưng thực tế đây là 1 cột dữ liệu ở dạng chữ.

Cách cập nhật mới dữ liệu trong bảng tổng hợp
Cách cập nhật mới dữ liệu trong bảng tổng hợp/ Làm mới dữ liệu trong pivottable

Lúc này PivotTable ban đầu không tự động thêm cột mới, mà chỉ là 4 cột như ban đầu. Nếu mình muốn cập nhật PivotTable để nó lấy dữ liệu mới nhất sau khi mình đã điều chỉnh trên dữ liệu đó thực hiện các bước sau:

Bước 1.

Chọn vào 1 ô trong PivotTable → chọn PivotTable Tool / PivotTable Analyze → chọn Change Data Source → Hiện ra 1 hộp thoại cho phép chúng ta chọn lại vùng dữ liệu mới → Sau khi chọn lại vùng dữ liệu nhấn OK.

Cách cập nhật mới dữ liệu trong pivottable phần 2
B1- Thay đổi dữ liệu nguồn cho pivottable

Bước 2.

Trong 1 số tình huống nhất định đôi lúc PivotTable không tự cập nhật sau khi chúng ta thực hiện Change Data Source, chọn 1 ô nào đó bất kì trong PivotTable → click chuột phải → Refresh – sẽ cập nhật lại PivotTable để đảm bảo là PivotTable mới đã được cập nhật từ dữ liệu vừa điều chỉnh.

Update thêm nguồn dữ liệu mới cho pivottable
B2 – Làm mới dữ liệu trong pivottable

Lúc này bên giao diện của PivotTable Fields đã xuất hiện cột/Fields “Số tiền (Chữ giống số)

 

Update thêm nguồn dữ liệu mới cho pivottable 2
Kết quả: Thay đổi dữ liệu nguồn cho pivottable / Làm mới dữ liệu trong pivottable

Xem thêm: Chi tiết từng bước cách lọc trùng trong excel

Như vậy, chỉ cần nắm vững vài thao tác và hiểu cách thức hoạt động của PivotTable là bạn có thể dễ dàng sử dụngthay đổi dữ liệu nguồn cho pivottable của mình một cách dễ dàng, nhanh chóng. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn tạo ra một báo cáo phân tích với nhiều góc nhìn đa dạng, sinh động hơn trong công việc thì có thể tham khảo khóa học Data Analytic từ cơ bản đến nâng cao tại Uniace nhé!

Tham khảo các bài viết hữu ích khác của Uniace tại Chuyên Đề Excel

Trả lời

Website UNIACE có sử dụng Cookie và thu thập thông tin cá nhân của học viên tuân thủ chính sách bảo vệ thông tin cá nhân của người tiêu dùng theo quy định của pháp luận. Tiếp tục sử dụng Website đồng nghĩa với việc bạn đồng ý về các điều khoản này. Xem thêm chi tiết tại https://uniace.vn/chinh-sach-bao-mat-thong-tin/