Khi bạn thao tác với các dữ liệu có dấu phẩy hay khoảng trắng thì nhiều lúc chúng ta cần tách những dữ liệu đó ra để có thể phân loại hay thống kê. Nếu như dữ liệu không quá nhiều thì bạn có thể tách dữ liệu bằng cách thủ công, nhưng ngược lại nếu dữ liệu quá nhiều thì bạn sẽ làm nhự thế nào? Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách tách chuỗi văn bản trong Excel theo dấu phẩy và khoảng trắng.
Dùng hàm LEFT
Nếu bạn muốn lấy được chuỗi ký tự tính từ đầu cho đến vị trí của dấu phẩy đầu tiên của dữ liệu trong ô tham số tức là số ký tự nằm ở phía bên trái, vì vậy bạn có thể sử dụng hàm LEFT kết hợp với hàm SEARCH để tách dữ liệu.
Công thức của hai hàm đó như sau:.
=LEFT(ô tham số gốc;số ký tự cần lấy chuỗi).
Trong đó:.
Ô tham số gốc là ô ký tự gốc bạn sẽ lấy ký tự ra từ nó.
Số ký tự cần lấy chuỗi là số ký tự tính từ ký tự đầu tiên của chuỗi ký tự trong ô tham số gốc.
=SEARCH(“ký tự hoặc cụm ký tự cần tìm kiếm”;”ô tham số gốc để tìm kiếm”;”bắt đầu tìm kiếm từ ký tự số bao nhiêu”).
Trong đó:.
Ký tự hoặc cụm ký tự cần tìm kiếm ở trường hợp này sẽ là dấu phẩy hoặc dấu cách nhưng khi nhập ký tự vào các bạn lưu ý phải cho ký tự hoặc cụm ký tự đó vào trong dấu ngoặc kép.
Ô tham số gốc để tìm kiếm là ô ký tự gốc bạn sẽ lấy ký tự ra từ nó.
Bắt đầu tìm kiếm từ ký tự số bao nhiêu bạn có thể nhập là 1 để nó sẽ bắt đầu đếm từ ký tự đầu tiên khi bắt đầu tìm ký tự hoặc cụm ký tự cần tìm kiếm.
Và 2 hàm trên sau khi kết họp với nhau thì chúng ta có thể tách được chuỗi văn bản có kết quả là các ký tự từ đầu cho tới vị trí dấu phẩy. Nếu bạn không muốn kết quả bao gồm cả luôn dấu cách hoặc dấu phẩy kia chúng ta cần phải thêm -1 ở đằng sau công thức SEARCH.
Ví dụ cụ thể như sau:.
Công thức cụ thể của hàm:.
=LEFT(A2,SEARCH(“,”,A2,1)-1).
Nếu như bạn muốn tách chuỗi văn bản theo khoảng trắng thì bạn chỉ cần thay thế dấu “,” trong công thức thành khoảng trắng ” “. Công thức cụ thể như sau:.
=LEFT(A2,SEARCH(” “,A2,1)-1).
Dùng hàm RIGHT
Để có thể tách những ký tự ở bên phải của chuỗi ký tự có thể xem là ký tự ở cuối chuỗi văn bản. Và để có thể tách ký tự chúng ta sẽ phải kết hợp cả 3 hàm RIGHT, LEN, SEARCH. Công thức của các hàm trên cụ thể như sau:.
=RIGHT(ô tham số gốc;số ký tự cần lấy chuỗi).
Trong đó:.
Ô tham số gốc là ô ký tự gốc bạn sẽ lấy ký tự ra từ nó.
Số ký tự cần lấy chuỗi là số ký tự tính từ ký tự đầu tiên của chuỗi ký tự trong ô tham số gốc.
=LEN(text).
Trong đó: Text là chuỗi văn bản mà các bạn muốn tìm độ dài, hàm sẽ đếm cả khoảng trống và là tham số bắt buộc.
Hàm SEARCH đã được giới thiệu ở trên. Ở trường hợp này chúng ta sẽ thấy sự xuất hiện của hàm LEN là một hàm khá khác biệt so với hai hàm RIGHT và SEARCH. Hàm này sẽ là hàm đếm số ký tự của ô tham số.
Và 3 hàm trên sau khi kết hợp sẽ hoạt động như sau tổng số ký tự của ô tham số tức là ta sẽ đếm hết toàn bộ các ký tự có trong ô tham số bằng hàm LEN, số vị trí của dấu phẩy thứ hai được xác định bởi hàm SEARCH. Và kết quả là chúng ta đã tách chuỗi văn bản được theo dấu phẩy, các bạn cũng có thể linh hoạt nếu muốn tách chuỗi theo các ký tự khác hoặc dấu cách bằng cách thay ký tự đó vào vị trí của dấu phẩy trong công thức.
Ví dụ cụ thể như sau:.
Công thức:.
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(“,”,A2,SEARCH(“,”,A2)+1)).
Dùng hàm MID
Với các cách tách chuỗi văn bản ở đầu và cuối chuỗi văn bản thì chúng ta còn có cách để tách văn bản nằm ở giữa chuỗi văn bản. Khi muốn tách văn bản ở giữa chuỗi văn bản thì có phần phức tạp hơn và chúng ta sẽ sử dụng hàm MID và SEARCH. Công thức của hàm MID cụ thể như sau:.
=MID(ô tham chiếu gốc;vị trí bắt đầu lấy ký tự, số ký tự cần lấy).
Trong các phần của công thức thì khi đọc bạn đã nắm rõ và hiểu các phần đó sẽ nhập được nhập ra sao. Ở phần đầu thì chúng ta chỉ cần nhập phần dữ liệu cần tách vào, hai phần còn lại thì chúng ta cần kết hợp với hàm SEARCH để có thể để tính ra con số phù hợp.
Ví dụ cụ thể như sau:.
Công thức:.
=MID(A2,SEARCH(“,”,A2,1)+1,SEARCH(“,”,A2,SEARCH(“,”,A2,1)+1) – SEARCH(“,”,A2,1)-1).
Trong các công thức trên có sự kết hợp với hàm SEARCH, mỗi công thức đều có +1 và -1 tương ứng với số ký tự trong dấu phân cách. Nếu dấu phân cách của bạn bao gồm 2 ký tự, thì chúng ta sẽ nhập là +2 hay -2.
Ví dụ: Dấu phân cách gồm dấu phẩy và khoảng trắng, sau đó chỉ cung cấp dấu phẩy (“,”) cho hàm SEARCH, và sử dụng +2 và -2 thay vì +1 và -1.
Như vậy, chúng ta đã biết cách tách chuỗi văn bản trong Excel theo dấu phẩy và khoảng cách qua bài viết này. Hy vọng, bài viết sẽ đem đến hữu ích cho các bạn và đủ kiến thức để bạn có thể áp dụng vào công việc của bạn.
Tham khảo các bài viết hữu ích khác của Uniace tại Chuyên Đề Excel.
Team Content Uniace.