Cho dù công việc của bạn phức tạp đến đâu, Airtable có thể giúp bạn kết hợp tất cả lại với nhau. Trong hướng dẫn bắt đầu nhanh này, bạn sẽ tạo một hệ thống dễ nhìn, dễ hiểu và dễ chia tỷ lệ.
Và mặc dù có rất nhiều điều để khám phá về cách làm việc trong Airtable, nhưng bạn có thể làm quen với những điều cơ bản chỉ sau 10 phút và bắt đầu thấy kết quả ngay lập tức.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn những kiến thức cơ bản về xây dựng trong Airtable theo sáu bước. Nếu bạn đang tìm kiếm một nguồn tài nguyên toàn diện để làm chủ Airtable, hãy xem hướng dẫn chuyên sâu của chúng tôi tại đây .
Để làm cho các bước của chúng tôi trở nên sống động, chúng tôi sẽ sử dụng ví dụ: “Event planning”, nhưng hãy nhớ rằng các bước này hoạt động cho hầu hết mọi trường hợp sử dụng. Mọi người sử dụng Airtable cho mọi thứ, từ lịch nội dung tiếp thị đến trình theo dõi hàng tồn kho chuỗi cung ứng.
Cốt lõi của bất kỳ quy trình công việc nào là dữ liệu các mẩu thông tin riêng lẻ dành riêng cho bạn và doanh nghiệp của bạn. Trong Airtable, ngôi nhà cho dữ liệu của bạn là một cơ sở (base) .
Pro tip.
Nếu bạn đang xây dựng từ bài viết này, chúng tôi khuyên bạn nên tải xuống mẫu cơ sở Event planning này để làm theo hoặc chọn một mẫu phù hợp nhất với công việc của bạn. Hãy yên tâm–các bước ở đây có thể được áp dụng cho bất kỳ quy trình làm việc nào!
Mỗi cơ sở (base) (viết tắt của “cơ sở dữ liệu” – database) chứa tất cả thông tin bạn cần cho quy trình làm việc của mình, đồng thời có tính tương tác và đủ linh hoạt để thích ứng với nhu cầu thay đổi của nhóm bạn.
Để tạo cơ sở (base) đầu tiên của bạn:.
1. Hiểu cách dữ liệu của bạn được cấu trúc
Trước khi chúng ta bắt đầu đi vào hoặc nhập dữ liệu, đã đến lúc làm quen với cách cơ sở (base) được cấu trúc. Các thành phần chính của cơ sở là bảng (tables), bản ghi (records), trường (fields) và dạng xem (views).
| Tables | Records |
| Mọi cơ sở (base) được tổ chức thành các bảng (table): các nhóm và bộ dữ liệu riêng biệt mà bạn sử dụng trong công việc của mình. | Bản ghi (record) là một mục riêng lẻ trong bảng của bạn. Nếu bạn đang tập hợp một danh bạ nhân viên, thì đó là từng người; nếu bạn đang theo dõi hàng tồn kho, thì đó là một sản phẩm. |
| Fields | Views |
| Mỗi chi tiết hoặc biến thích hợp được liên kết với bản ghi sẽ đi vào một trường (field). | Dạng xem (Views) là các cách khác nhau để xem dữ liệu trong bảng của bạn, mỗi dạng xem có thể được tùy chỉnh sâu. |
Cơ sở Event planning có 4 bảng (tables): Schedule (Lịch trình), Speakers (Diễn giả), Attendees (Người tham dự) và Budget (Ngân sách). Mỗi bảng (table) có các trường (fields) mẫu và bản ghi (records) đã được điền sẵn.
Trong các bước tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá và cập nhật dữ liệu trong records (bản ghi), fields (trường) và views (dạng xem) trong mẫu Event planning này.
Bước 2: Thêm dữ liệu của bạn vào các field (columns) của bạn
2.1. Field là gì?
Các (field) trường lưu trữ các chi tiết tùy chỉnh phong phú liên quan đến quy trình làm việc của bạn và cho phép bạn sắp xếp tất cả thông tin đó để có thể dễ dàng sắp xếp, quản lý và phân tích. Đây là các cột dọc trong bảng của bạn, mỗi cột cho một biến khác nhau được liên kết với một record (bản ghi).
Trong cơ sở (base) Event Planning, chúng ta đã có các field (trường) trong bảng (table) Schedule (Lịch trình). Đối với Schedule (lịch trình sự kiện), bạn sẽ muốn theo dõi loại sự kiện, thời gian bắt đầu, địa điểm và diễn giả cho từng hoạt động trong sự kiện. Trong bảng (table) này, có một field (trường) riêng biệt được thêm vào để theo dõi loại thông tin này.
Hãy khám phá một số loại field (trường) cụ thể và cách bạn có thể sử dụng chúng tốt nhất trong công việc của mình.
2.2. Theo dõi chi tiết chính với trường chọn duy nhất – the single select field
Single select fields là các trường chọn một lần cho phép bạn tạo một tập hợp các tùy chọn thả xuống tùy chỉnh để gắn thẻ cho từng record (bản ghi). Chúng rất tuyệt để theo dõi trạng thái hoặc mức độ ưu tiên của record (bản ghi).
Trong trường hợp này, chúng ta có thể sử dụng một field (trường) chọn duy nhất để theo dõi loại hoạt động của từng sự kiện một bữa ăn, một bài phát biểu quan trọng, một hội thảo, v.V.
2.3. Theo dõi ngày và giờ với trường ngày – the date field
Nhập ngày (và thời gian tùy chọn) với date field (trường ngày).
Trong ví dụ này, chúng ta có thể sử dụng hai date field (trường ngày) một cho thời gian bắt đầu và một cho thời gian kết thúc, để không chỉ theo dõi thời điểm diễn ra sự kiện mà còn cả thời gian diễn ra sự kiện.
2.4. Chỉ định quyền sở hữu với trường cộng tác viên – the collaborator field
The collaborator field là trường cộng tác viên dùng để gắn thẻ một hoặc nhiều tên từ danh sách thả xuống gồm tất cả cộng tác viên trong cơ sở của bạn (chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về cách mời cộng tác viên trong bước 6 của bài viết này).
Các trường cộng tác viên cho mọi người biết rằng họ đã được liên kết với một record (bản ghi) và trong ví dụ này, cho phép chúng tôi lưu ý ai đang điều phối từng sự kiện.
2.5. Thực hiện hành động: Thêm trường – Add a field
Hãy thêm một trường – add a field vào base (cơ sở) của bạn.
Chọn dấu cộng ở bên phải của tất cả các tables (bảng) trong base cơ sở của bạn. Đặt tên cho field (trường) của bạn và chọn loại field (trường) bạn muốn từ hơn 20 lựa chọn có sẵn.
Cuối cùng, nhấn nút “Create field” và bạn đã sẵn sàng bắt đầu nhập thông tin vào field (trường) đó. Để tìm hiểu thêm về các field (trường), hãy xem bài viết này.
Thử ngay bây giờ.
Thêm một trường (field).
Bước 3: Điền vào records của bạn (rows)
3.1. Record là gì?
Record – bản ghi là đơn vị cốt lõi của bất kỳ bảng Airtable nào. Mỗi table (bảng) lưu trữ một danh sách record (bản ghi) duy nhất và mỗi record (bản ghi) là khối xây dựng của quy trình làm việc của bạn.
Record – bản ghi là các mục riêng lẻ tạo nên mỗi table (bảng) trong base (cơ sở) của bạn. Ví dụ: trong base (cơ sở) Event Planning của chúng tôi, mỗi record (bản ghi) trong bảng Schedule đại diện cho một sự kiện riêng lẻ, trong khi mỗi record (bản ghi) trong bảng Speakers đại diện cho từng diễn giả riêng lẻ.
Pro tip: Bạn có dữ liệu muốn nhập vào Airtable?
Bạn có thể thêm bản ghi theo cách thủ công hoặc nhập dữ liệu từ một nguồn hiện có. Tìm hiểu thêm về cách nhập tại đây .
3.2. Thực hiện hành động: Thêm bản ghi – Add records
Chọn dấu cộng ở dưới cùng bên trái của table (bảng) của bạn. Thao tác này sẽ thêm một bản ghi (hàng) mới vào base (cơ sở) của bạn và bạn có thể bắt đầu nhập thông tin vào từng field (trường) của record (bản ghi) đó.
Nếu bạn đang theo dõi mẫu Event Planning, hãy thử thêm người phát biểu vào bảng Speakers và thêm một số thông tin cho họ.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách thêm và sử dụng record (bản ghi) tại đây .
Bước 4: Nhóm, sắp xếp và lọc
Lịch trình sự kiện của bạn đã bị khóa và các diễn giả đã được đặt trước. Bây giờ, hãy xem cách bạn có thể sử dụng Airtable để trợ giúp với một khía cạnh hoàn toàn khác của tổ chức: sắp xếp ngân sách. Bạn đã quen thuộc với các record (bản ghi), nhưng hãy khám phá các cách khác nhau để xem các record (bản ghi) đó trong một table ( bảng).
Bạn có thể nhóm (Group), sắp xếp (Sort) và lọc (Filter) dữ liệu của mình để phân tích dữ liệu từ các góc độ khác nhau.
4.1. Nhóm các thông tin giống nhau – Group
Trong bảng Budget, mỗi record (bản ghi) đại diện cho một mục trong ngân sách của bạn. Bạn đang theo dõi Estimate cosvà Actual cost trên các trường (field) khác nhau, cùng với trường công thức tính toán xem một mặt hàng cụ thể có dưới hay vượt quá ngân sách bằng biểu tượng cảm xúc ✅ hoặc ❌ hay không.
Sử dụng nút Nhóm (Group) , bạn có thể nhóm các thông tin có liên quan lại với nhau để xem nhanh các record (bản ghi) thuộc cùng một danh mục chẳng hạn như các mục vượt quá hoặc dưới ngân sách.
4.2. Sắp xếp theo thứ tự cụ thể – Sort
Bạn muốn xem những mặt hàng nào tốn kém nhất hoặc ít tốn kém nhất? Với Sort (Sắp xếp), bạn có thể sắp xếp thứ tự các trường (field) số từ cao nhất đến thấp nhất hoặc các trường dựa trên văn bản theo thứ tự bảng chữ cái. Nhanh chóng xem phần nào của sự kiện có chi phí cao nhất và phần nào ít nhất.
4.3. Lọc để hiển thị nội dung có liên quan – Filter
Cuối cùng, bằng cách áp dụng Filter (Bộ lọc), bạn chỉ có thể hiển thị các record (bản ghi) có liên quan đến tiêu chí cụ thể và ẩn mọi thứ không phù hợp. Ví dụ: bạn có thể lọc để hiển thị các mục vượt quá ngân sách, vì vậy bạn có thể tập trung vào việc giải quyết những mục đó một cách nhanh chóng.
4.4. Hãy hành động: Sắp xếp dữ liệu của bạn
Sử dụng thanh công cụ, lọc (filter), nhóm (group) và sắp xếp (sort) dữ liệu của bạn theo cách giúp phân tích và hiểu dễ dàng nhất.
Bước 5: Xem dữ liệu của bạn ở chế độ xem khác
5.1. Views là gì?
Bây giờ bạn đã quen thuộc với cách nhóm (group), lọc (filter) và sắp xếp (sort): nếu bạn muốn lưu và quay lại cấu hình cụ thể sau thì sao? Đó là khi views xuất hiện.
Views là những cách khác nhau để xem thông tin của bạn mà bạn có thể tùy chỉnh và lưu. Đặt tên cho từng chế độ xem và định cấu hình thanh công cụ để phù hợp với nhu cầu cụ thể. Bằng cách đó, bạn có thể thiết lập bộ bộ lọc yêu thích của mình bất cứ khi nào bạn cần hoặc xây dựng và chia sẻ chế độ xem chỉ dành cho đồng đội.
Ví dụ: trong bảng Budget, bạn có thể chuyển đổi giữa hai chế độ xem một cho tổng ngân sách và một cho các mục vượt quá ngân sách mà bạn có thể quay lại bất kỳ lúc nào.
Cho đến giờ, chúng ta đã khám phá dạng xem Grid nhưng bạn có thể xem thông tin của mình trên 6 loại dạng xem khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu quy trình công việc của bạn. Điều này bao gồm Form, Calendar, Gallery, Kanban, Timeline, and Gantt.
Hãy khám phá hai loại chế độ xem phổ biến trong cơ sở (base) Event planning của chúng tôi:.
5.2. Nắm bắt thông tin quan trọng với dạng xem biểu mẫu – form view
Tạo biểu mẫu – form tùy chỉnh mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng để gửi record (bản ghi) mới trực tiếp vào cơ sở (base) của bạn. Các form (biểu mẫu) rất phù hợp khi bạn cần mọi người gửi thông tin vào cơ sở (base) chẳng hạn như đăng ký tham gia một sự kiện hoặc RSVP cho một bữa tối trang trọng.
5.3. Theo dõi các sự kiện với chế độ xem lịch – calendar view
Chế độ xem lịch (Calendar view) lấy thông tin từ các trường ngày và giờ trong cơ sở (base) và hiển thị thông tin đó trong lịch. Trong cơ sở Event planning của chúng tôi, điều này giúp chúng tôi xem xét tất cả các sự kiện mà chúng tôi đã lên kế hoạch và khoảng thời gian mà chúng được đưa vào. Nút color cho phép bạn chỉ định mã màu trong ví dụ này, chúng tôi đã mã hóa bản ghi của mình theo loại sự kiện.
Calendars – Lịch trong Airtable rất linh hoạt và có thể được điều chỉnh để xem khoảng thời gian phù hợp với dữ liệu của bạn. Đây là một ví dụ khác hiển thị chế độ xem cả tháng.
5.4. Thực hiện hành động: Thêm loại chế độ xem mới – Add a new view type
Để thêm loại chế độ xem mới vào cơ sở (base), hãy chuyển đến menu Tạo ở phía dưới bên trái của cơ sở và chọn một loại từ danh sách bằng cách nhấn nút + bên cạnh. Tìm hiểu thêm về chế độ xem tại đây .
Bước 6: Đưa nhóm của bạn đi cùng
6.1. Mời đồng đội của bạn cộng tác trong cơ sở (base) của bạn
Bây giờ cơ sở (base) của bạn đã được xây dựng, đã đến lúc tập hợp nhóm của bạn lại với nhau. Bạn có thể mời cộng tác viên xem, cập nhật và chỉnh sửa cơ sở của mình.
Tùy thuộc vào nhu cầu của đồng đội, hãy chọn từ các cấp độ quyền khác nhau:.
· Creator có toàn quyền truy cập và kiểm soát chỉnh sửa họ có thể thực hiện các điều chỉnh đối với cấu trúc của cơ sở (base), ngoài việc thêm (add), xóa (delete) và chỉnh sửa (edit) bản ghi (record).
· Editor có thể thêm hoặc chỉnh sửa (record) bản ghi và xây dựng dạng xem của riêng họ nhưng không thể tạo trường (field) hoặc bảng (table).
· Read only cho phép người xem xem thông tin và để lại nhận xét nhưng không trực tiếp thay đổi thông tin đó.
Pro tip: Càng ít càng tốt với liên kết chế độ xem được chia sẻ.
Nếu bạn cần nhanh chóng hiển thị thông tin cụ thể cho ai đó, hãy thử liên kết chế độ xem được chia sẻ thay vì thêm họ làm cộng tác viên.
Nếu bạn thêm chúng, cộng tác viên của bạn sẽ có quyền truy cập vào tất cả dữ liệu trong một cơ sở nếu không có ngữ cảnh phù hợp, việc điều hướng có thể trở nên tốn thời gian. Thay vào đó, liên kết chế độ xem được chia sẻ cung cấp cho cộng tác viên một cách nhẹ nhàng để xem những gì họ cần và tập trung vào những gì liên quan đến công việc của họ. Tìm hiểu thêm về liên kết chế độ xem được chia sẻ tại đây.
Hãy hành động: Mời cộng tác viên
Để mời cộng tác viên vào cơ sở của bạn, hãy chọn nút chia sẻ (share) ở góc trên bên phải. Bạn có thể gửi lời mời qua email, tạo liên kết mời hoặc thậm chí thiết lập liên kết chia sẻ chỉ đọc công khai. Tìm hiểu thêm các phương pháp hay nhất về cộng tác tại đây.
Tóm tắt lại
Bạn đã vượt qua phần khó nhất: tạo cơ sở (base) đầu tiên của mình. Khi bạn cảm thấy thoải mái hơn với Airtable, mọi thứ khác thêm hoặc cập nhật thông tin, tạo cơ sở tiếp theo của bạn và thậm chí tăng cấp với các tính năng nâng cao như tự động hóa và ứng dụng sẽ bắt đầu vào vị trí.
Và nếu gặp khó khăn ở bất kỳ bước nào, bạn có thể xem hướng dẫn chuyên sâu hoặc khám phá trung tâm trợ giúp của chúng tôi.