Đối với các doanh nghiệp nhỏ vừa mới thành lập đang làm việc theo hình thức remote thì việc quản lý các đầu công việc cũng như sự kết nối giữa các nhân viên là điều rất quan trọng. Vì thế, các phần mềm quản lý công việc nhóm đã ra đời với sứ mệnh hỗ trợ con người tăng năng suất làm việc và giảm thiểu chi phí.
Trong bài viết này, UNIACE sẽ giới thiệu cho các bạn 9 phần mềm làm việc nhóm online có hiệu quả tuyệt vời, hãy cùng đón xem nhé!
Hiện nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đang phải đối diện với khối lượng lớn công việc mỗi ngày. Thế nhưng, họ lại chưa thể quản lý công việc của tổ chức một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Vì thế, khi sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm thì mọi thứ dường như đã trở nên đơn giản và năng suất hơn bao giờ hết.
Các bạn hãy cùng Uniace điểm qua một số các lợi ích vượt trội của loại phần mềm hữu ích này mang lại nhé!
1.1. Lập kế hoạch công việc
Các doanh nghiệp nhỏ hiện nay, hầu như đang gặp khó khăn trong việc làm sao vận hành các bộ phận, nhân viên hoạt động hiệu quả và ăn khớp với nhau.
Thế nên các phần mềm quản lý công việc nhóm sẽ giúp doanh nghiệp khắc phục tình trạng này. Chúng sẽ hỗ trợ bạn trong việc phân chia thứ tự đầu việc và thiết lập thời hạn hoàn thành. Điều này giúp kế hoạch của bạn trở nên rõ ràng và dễ thực hiện hơn.
1.2. Quản lý theo hướng tập trung
Các công cụ quản lý công việc nhóm giúp doanh nghiệp giao việc cho từng bộ phận, nhân viên trở nên dễ dàng hơn. Các công cụ này sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan nhất về lượng công việc mà các nhân viên đang đảm nhiệm. Từ đó, bạn có thể phân công đúng người đúng việc nhằm phục vụ cho mục tiêu chung của công ty.
Nhờ vậy, nhân viên cũng dễ dàng nắm bắt được lượng việc mình cần làm và khi nào cần hoàn thành. Thông tin giữa sếp và nhân viên được truyền đi mà không gặp “nhiễu”.
Đồng thời, khi sử dụng các phần mềm quản lý công việc nhóm này sẽ giúp cho người lãnh đạo, trưởng các bộ phận có thể dễ dàng theo dõi tiến trình thực hiện của công việc. Do đó, nếu có phát sinh sai sót mọi người có thể kịp thời hỗ trợ và khắc phục cùng nhau.
Ngoài ra, trong quá trình theo dõi và giám sát công việc bằng phần mềm quản lý này, doanh nghiệp có thể sẽ nhìn ra những thiếu sót trong cách vận hành. Chẳng hạn như một bộ phận hoặc một đầu việc cần bổ sung hoặc tinh giảm nguồn lực về chi phí, con người.
1.3. Báo cáo hiệu quả công việc
Phần mềm quản lý nhóm sẽ giúp cho doanh nghiệp tổng hợp một cách nhanh chóng các bảng báo cáo công việc bằng biểu đồ trực quan. Nhờ đó, bạn có thể đánh giá về hiệu quả công việc cũng năng suất của nhân viên. Nếu không có phần mềm này bạn sẽ phải mất từ 1 đến 2 ngày để nhân viên làm báo cáo, rất tốn thời gian.
Có thể bạn quan tâm: UNIACE Community – Cộng đồng tài năng trẻ hướng tới việc trở thành cộng đồng số #1 trong tâm trí các bạn trẻ có hoài bão và khát khao tạo ra đột phá cho cuộc đời của mình, đặc biệt là thế hệ Gen Z, và xa hơn là thế hệ Alpha. Tham gia ngay!
2. Tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý công việc nhóm
Lợi ích mà các phần mềm quản lý nhóm mang lại là vô cùng to lớn. Vậy để lựa chọn được phần mềm chất lượng, hiệu quả thì nên dựa vào những tiêu chí nào? Hãy cùng UNIACE theo dõi ngay sau đây nhé!
2.1. Giao diện dễ sử dụng
Đây là tiêu chí vô cùng quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý nhóm. Bởi vì, đây là nơi mà tất cả các nhân viên trong công ty sẽ làm việc cùng nhau. Và trong số đó thì sẽ có người giỏi công nghệ và người không. Cho nên, phần mềm có giao diện càng thân thiện, càng dễ sử dụng với người sử dụng thì nên ưu tiên lựa chọn.
2.2. Tính năng
Một phần mềm quản lý công việc nhóm cần có các tính năng cơ bản như: phân công, theo dõi tiến trình làm việc, báo cáo tổng quan, nhắc nhở, trao đổi thông tin, … Và các tính năng khác tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.
2.3. Chi phí hợp lý
Trên thị trường, có rất nhiều các công cụ quản lý làm việc nhóm tuy nhiên để tìm một phần mềm vừa miễn phí vừa chất lượng, hiệu quả thì thật sự hiếm. Vì thế, “tiền nào của nấy”, để sở hữu một ứng dụng quản lý chuyên nghiệp thì bạn cần bỏ ra một khoản chi phí phù hợp.
2.4. Hỗ trợ từ nhà cung cấp
Sự hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm chính là một điểm cộng lớn để bạn lựa chọn. Đồng thời để nhận được những giá trị xứng đáng, bạn cần xem xét quy mô và lượng công việc của doanh nghiệp để lựa chọn sao cho hợp lý.
Hiện nay cũng không thiếu những đơn vị cung cấp phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Vì thế để lựa chọn một địa chỉ thật sự phù hợp và nhận được nhiều ưu đãi thì còn phải kết hợp với nhiều tiêu chí nữa.
2.5. Quản lý công việc đa chiều
Đây là một yếu tố tiên quyết mà doanh nghiệp cần lưu tâm. Mục đích của bạn là quản lý vận hành của cả công ty. Vậy nên, phần mềm mà bạn chọn cần cung cấp cái nhìn tổng quan và bao quát nhất về các bộ phận và các nhân viên đang hoạt động trong đó. Nhờ vậy, bạn có thể nắm bắt được tình hình cũng như thực trạng của doanh nghiệp.
2.6. Công cụ nhắc nhở, đốc thúc làm việc
Công cụ nhắc nhở là một tiêu chí bắt buộc phần mềm quản lý công việc nhóm nào cũng cần có. Nhờ nó mà các nhân viên sẽ không quên đi nhiệm vụ được giao và hoàn thành đúng hạn. Đồng thời, đây cũng là một động lực để nhân viên làm việc. Bên cạnh đó, nó còn giúp cho họ học cách sắp xếp thời gian để làm việc năng suất hơn.
Có thể bạn quan tâm: Giải pháp quản lý kinh doanh cho người khởi nghiệp
3. Top 9 phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả và chuyên nghiệp.
Sau đây, Uniace sẽ giới thiệu cho bạn 10 phần mềm quản lý nhóm vô cùng hiệu quả và chuyên nghiệp hãy cùng đón xem nhé!
3.1. Phần mềm quản lý công việc nhóm Dropbox Business
Dropbox là phần mềm lưu trữ tài liệu phổ biến ở các quốc gia. Bên cạnh đó, ứng dụng này cũng được các công ty sử dụng để quản lý nhóm làm việc.
Với Dropbox Business, bạn có thể giám sát các hoạt động của nhóm. Bên cạnh đó, các thành viên có thể truy cập vào cùng một không gian “ảo” để làm việc cùng nhau.
Với gói Business, bạn có thể dùng thử miễn phí trong 30 ngày. Đồng thời, có quyền tùy chỉnh chia sẻ như thiết lập thời gian hết hạn, hoặc có mật khẩu. Và bạn cũng có thể quản lý nhiều nhóm Dropbox mà chỉ cần đăng nhập tài khoản 1 lần.
Tuy nhiên, Dropbox thực sự chỉ phù hợp với các doanh nghiệp đã có khả năng quản trị và kiểm soát các đầu việc của nhân viên rồi. Và bạn cần nhiều “không gian” để lưu trữ tài liệu số hơn thì đây là một lựa chọn tuyệt vời.
3.2. Ứng dụng làm việc nhóm Slack
Slack là một app làm việc nhóm khá là linh hoạt và hiệu quả. Các thành viên sẽ trao đổi thông tin với nhau qua khung chat một cách nhanh chóng. Các thành viên cũng có thể gọi trao đổi cho nhau. Doanh nghiệp cũng có thể tạo các kênh riêng tư hoặc công khai cho từng dự án.
Trong tin nhắn, bạn có thể chèn links, chuyển thành định dạng code nếu cần. Ngoài ra, khi tin nhắn được gửi đi rồi, bạn vẫn được chỉnh sửa nếu muốn. Và Slack cũng hỗ trợ luôn tính năng đánh dấu và ghim tin nhắn quan trọng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chia sẻ các files tài liệu, hình ảnh hoặc video từ máy tính hay Google Drive đều được.
Tuy nhiên, giao diện của Slack cần một chút thời gian để làm quen. Bởi, nó có khá nhiều cài đặt và tùy chọn.
Phiên bản Slack miễn phí cũng đã đủ để bạn bắt đầu quản lý nhóm của mình. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp cần thêm không gian lưu trữ hay các tính năng như call nhóm, … Thì có thể tham khảo gói trả phí.
Đây là một phần mềm quản lý công việc nhóm đề cao sự tương tác giữa các thành viên. Vì thế nếu doanh nghiệp bạn cần sự gắn kết thì đây là một ứng dụng nên dùng.
3.3. App làm việc nhóm miễn phí Trello
Đây là một công cụ quản lý công việc nhóm online hiệu quả. Nó quản lý các công việc thông qua 3 danh mục chính đó là To do, Doing và Done.
Các thẻ công việc được tạo kèm theo các thông tin như người thực hiện, hạn hoàn thành hoặc có tập tin đính kèm. Và bạn cũng có thể bình luận trên các đầu công việc đã giao đó.
Ngoài ra, bạn cũng có thể mời đồng nghiệp truy cập vào bằng link, email,….
Trello được đánh giá là phần mềm quản lý công việc nhóm online dễ sử dụng. Nó thích hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ. Tuy nhiên, Trello có bản miễn phí nhưng bị hạn chế tính năng và chỉ dành cho các nhóm nhỏ. Còn đối với doanh nghiệp có nhiều nhóm, dự án thì nên sử dụng bản trả phí, nhưng giá hơi cao.
3.4. Phần mềm làm việc nhóm online Asana
Asana là ứng dụng làm việc nhóm khá phổ biến. Giao diện thân thiện và thao tác sử dụng đơn giản. Với ứng dụng này, doanh nghiệp bạn có thể quản trị tiến trình công việc một cách hiệu quả.
Asana hỗ trợ bạn trong việc tạo danh sách công việc cần làm và phân chia công việc cho từng thành viên. Và nhân viên cũng dễ dàng nhận việc. Đồng thời, nó còn có cả timeline, báo cáo trực quan và calendar hiển thị lịch theo dòng thời gian để bạn theo dõi tiến trình dự án hiệu quả hơn.
Ngoài ra, tính năng Workload của Asana còn giúp bạn biết về năng suất làm việc của nhân viên, ai là người làm việc năng suất và ai đang làm kém hiệu quả?.
Asana có bản miễn phí nhưng chỉ giới hạn nhóm 15 thành viên. Khi năng cấp lên bản doanh nghiệp thì bạn mới có thể xài hết tất cả tính năng không giới hạn.
3.5. Phần mềm quản lý công việc nhóm Microsoft to do
Với Microsoft to do, bạn hoàn toàn có thể lập kế hoạch và quản lý công việc nhóm một cách chuyên nghiệp. Phần mềm này giúp bạn theo sát tiến trình làm việc và cập nhật các công việc kịp thời nếu có sự thay đổi.
Bên cạnh đó, Microsoft to do có thể hoạt động cùng với nhiều ứng dụng tích hợp khác nhau. Nó còn có tính năng nhắc nhở, đốc thúc thành viên hoàn thành công việc trước hạn. Tuy nhiên, ứng dụng này lại chỉ phù hợp với nhóm ít thành viên hoặc là cá nhân.
3.6. Phần mềm quản lý nhóm – Teamwork
Teamwork là phần mềm quản lý công việc của nhóm hay tổ chức khá tốt. Nó giúp doanh nghiệp quản lý các dự án với giao diện đơn giản. Thường được sử dụng để quản lý dự án phức tạp hay quản lý công.
Ngoài việc hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập danh sách, phân công và quản lý công việc chuyên nghiệp. Teamwork còn giúp bạn theo dõi các hoạt động của công việc trước đây. Cũng như, nắm bắt được tổng quát dự án đang vận hành như thế nào?
Tuy nhiên có một số ý kiến cho rằng, phần mềm này còn khá khó dùng. Đồng thời, việc phân chia các công việc nhỏ thì chưa thật sự hiệu quả.
3.7. Basecamp – Phần mềm quản lý nhóm
Phần mềm quản lý công việc nhóm này nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có thể theo dõi sát nguồn nhân lực, tiến trình công việc, … Của dự án một cách dễ dàng. Với Basecamp, các nhiệm vụ công việc quan trọng ưu tiên làm trước có thể được đánh dấu một cách đơn giản. Các dữ liệu, thông tin mật của doanh nghiệp đảm bảo an toàn tuyệt đối.
Ngoài việc giúp doanh nghiệp quản lý công việc, đội, nhóm một cách hiệu quả. Basecamp còn giúp bạn tiết kiệm chi phí tối đa.
3.8. Phần mềm quản lý công việc nhóm – Google Hangouts
Đây là một ứng dụng làm việc nhóm online rất hữu ích. Với Google Hangouts bạn có thể thiết lập các group chat cho nhóm, khởi tạo các cuộc gọi video, cuộc họp trực tuyến cùng tính năng chia sẻ màn hình và ghi lại cuộc họp.
Ứng dụng này còn hỗ trợ tính năng tách group chat thành nhiều nhóm/dự án khác nhau để dễ bề quản lý. Giao diện thân thiện với người dùng. Bên cạnh đó, Google Hangouts còn tích hợp Google Calendar vì thế thuận tiện cho việc cài đặt cuộc họp cũng như thảo luận nhóm thuận tiện hơn.
Ứng dụng hỗ trợ quản lý công việc nhóm này hoàn toàn miễn phí. Không chỉ vậy, nó không quá phức tập để doanh nghiệp/ tổ chức của bạn có thể tiến hành một cuộc họp trên website.
Monday là một phần mềm quản lý nhóm có giao diện thu hút. Nó hỗ trợ công việc hoạt động dựa trên giao tiếp bằng tin nhắn và các thẻ nhiệm vụ. Các nhiệm vụ này được giám sát theo giờ hoặc là ngày hoàn thành.
Với, Monday bạn có thể dễ dàng xây dựng workflow cho dự án của doanh nghiệp mình. Ngoài ra, đề giúp doanh nghiệp theo dõi tiến trình làm việc và đánh giá hiệu suất thì Monday còn hỗ trợ các báo cáo hiển thị bằng biểu đồ kèm theo timelines cụ thể.
Trên đây là những thông tin hữu ích về các phần mềm quản lý công việc nhóm. UNIACE hy vọng rằng bài viết này sẽ là nguồn tài liệu bổ ích giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể vận hàng một cách hiệu quả.
Ngoài ra, nếu các bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến các phần mềm hỗ trợ quản lý thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Zalo số 0933.154.978 hoặc email: nhat@uniace.Vn để được tư vấn cụ thể và chi tiết nhé!
≫> Xem thêm.