Báo cáo Business Intelligence (BI) là giải pháp báo cáo quản trị thông minh giúp nhân viên và người quản lý có thể nhìn thấy những gì đang diễn ra trong nháy mắt và họ có thể phân tích kỹ lưỡng dữ liệu cơ bản. Đặc biệt trong nền tảng BI cho phép người dùng không chuyên về kỹ thuật tạo báo cáo từ đầu hoặc chỉnh sửa các báo cáo đã có từ trước mà không cần phải thực hiện yêu cầu từ CNTT.
Vậy trước khi tìm hiểu sâu về báo cáo BI, hãy cùng Uniace tìm hiểu về Báo cáo Business intelligence và những lợi ích khi vận dụng báo cáo BI vào doanh nghiệp.
Báo cáo Business Intelligence (hay còn gọi là báo cáo BI), là quá trình sử dụng công cụ BI để chuẩn bị và phân tích dữ liệu nhằm tìm trích xuất insight có liên quan và chia sẻ thông tin chi tiết hữu ích. Bằng cách này, báo cáo BI giúp người dùng cải thiện các quyết định và hiệu suất kinh doanh.
Business Intelligence trực tuyến và báo cáo được kết nối chặt chẽ. Nếu bạn đã thu thập dữ liệu, bạn có thể phân tích và báo cáo về nó, bất kể bạn hoạt động trong ngành nào hoặc lĩnh vực nào.
Bài hướng dẫn cách copy công thức trong excel cho người mới
10 lợi ích mà báo cáo thông minh mang lại cho doanh nghiệp
Đây là một số lợi thế mà một công ty có thể đạt được nếu họ tiếp cận báo cáo Business intelligence của mình một cách chính xác và có chiến lược. Mục tiêu chính của báo cáo BI là cung cấp dữ liệu toàn diện có thể dễ dàng truy cập, diễn giải và cung cấp insight hữu ích.
Hãy xem những lợi ích quan trọng là gì:.
1.Tăng tốc quy trình làm việc
Các nhà quản lý, nhân viên và các bên liên quan quan trọng thường có thể bị mắc kẹt khi chờ báo cáo BI toàn diện từ bộ phận IT hoặc các lập trình viên SQL. Đặc biệt, nếu một công ty kết nối dữ liệu của mình từ các nguồn dữ liệu khác nhau. Quá trình này có thể mất nhiều ngày và điều này làm chậm quy trình làm việc. Không thể đưa ra quyết định, không thể thực hiện phân tích và toàn bộ công ty bị ảnh hưởng.
Tập trung tất cả các nguồn dữ liệu vào một nơi duy nhất, với các trình kết nối dữ liệu có thể cung cấp một điểm truy cập (point of access) cho tất cả người dùng không chuyên về kỹ thuật trong một công ty, là một trong những lợi ích chính mà công ty có thể đạt được. Thế giới hướng dữ liệu (data-driven world) không cần phải quá choáng ngợp và với các công cụ BI phù hợp, toàn bộ quy trình có thể dễ dàng được quản lý bằng một vài cú nhấp chuột.
2.Thực hiện trong bất kỳ ngành hoặc bộ phận nào
Tạo một báo cáo BI toàn diện có thể là một nhiệm vụ khó khăn đối với bất kỳ bộ phận, nhân viên hoặc người quản lý nào. Các mục tiêu của việc viết ra một báo cáo thành công và thông minh bao gồm giảm chi phí và nâng cao hiệu quả. Một ví dụ về báo cáo kinh doanh có thể tập trung vào tài chính, một ví dụ khác về bán hàng, ví dụ thứ ba về marketing. Nó phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của một công ty hoặc bộ phận.
Ví dụ: báo cáo bán hàng có thể hoạt động như một kim chỉ nam giữ cho đội nhóm kinh doanh đi đúng hướng.
Như đã thấy trong ví dụ trên, bảng điều khiển hiệu suất bán hàng ( sale performance dashboard ) này có thể cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan đầy đủ về các mục tiêu bán hàng và insight về việc nhóm có đang hoàn thành các mục tiêu cá nhân của họ hay không. Tất nhiên, mục tiêu chính yếu là tăng giá trị trọn đời (lifetime value) của khách hàng trong khi giảm chi phí mua lại (acquisition costs). Hãy xem một ví dụ khác.
Phân tích tài chính có thể được kiểm soát với nhiều tính năng có thể loại bỏ sự phức tạp và thiết lập một cái nhìn tổng thể lành mạnh và toàn diện về tất cả các thông tin tài chính mà một công ty quản lý.
Trong ví dụ về bảng điều khiển tài chính ở trên,trang tổng quan tài chính tập trung vào mức độ hiệu quả của việc chi tiêu tổng thể nguồn vốn. Bảng cân đối kế toán cung cấp một cái nhìn tổng quan về các chỉ số chính có thể dễ dàng xác định xu hướng và cách thức tài sản công ty đang được quản lý.
Nó không dừng lại ở đây. Một mẫu báo cáo tình báo kinh doanh khác có thể được áp dụng cho mảng hậu cần, một trong những lĩnh vực có thể tận dụng tối đa thông tin kinh doanh và phân tích, do đó, dễ dàng theo dõi các lô hàng, lợi nhuận, kích thước hoặc trọng lượng, và nhiều chỉ số khác.
Việc tăng cường quy trình tuyển dụng bằng các công cụ phân tích nhân sự có thể mang lại dữ liệu động (dynamic data) trong phạm vi báo cáo BI, giúp phản hồi, phỏng vấn, kinh nghiệm của ứng viên và phân tích nhân sự dễ dàng hơn trong quá trình xử lý và đưa ra giải pháp. Đây chỉ là một mẫu báo cáo business intelligence có thể được phát triển chi tiết hơn bằng cách thiết lập KPI phù hợp cùng phát triển chiến lược và mục tiêu kinh doanh.
Học data analyst ở đâu hiệu quả và có cam kết sau học.
3.Sử dụng dữ liệu lịch sử và thời gian thực
Với các phương tiện báo cáo truyền thống, rất khó để sử dụng và hiểu được lượng lớn dữ liệu thu thập được. Tạo một bản trình bày đơn giản với lượng thông tin phong phú có thể thách thức ngay cả những nhà quản lý giàu kinh nghiệm nhất. Báo cáo business intelligence là một quá trình liền mạch vì dữ liệu lịch sử cũng được cung cấp trong một công cụ báo cáo trực tuyến có thể xử lý và tạo ra tất cả thông tin kinh doanh cần thiết.
Một yếu tố quan trọng khác cần xem xét là khả năng sử dụng dữ liệu thời gian thực. Mức độ phức tạp mà báo cáo trong các dự án BI có thể đạt được không thể so sánh với các báo cáo truyền thống. Một báo cáo được viết dưới dạng tài liệu từ ngữ sẽ không cung cấp lượng thông tin và lợi ích tương tự như phân tích dữ liệu thời gian thực, với các cảnh báo được triển khai có thể báo trước bất kỳ sự bất thường nào của doanh nghiệp và do đó, loại phần mềm hỗ trợ sẽ tăng hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí. Việc thành lập cả một bộ phận để quản lý và thực hiện quy trình này không quan trọng – rất nhiều phần mềm trình chiếu có thể giúp ích cho quá trình này.
4. Phân tích và dự đoán hành vi khách hàng
Không có công ty nào trên thế giới không dành sự tập trung vào khách hàng của họ. Khách hàng là những người cung cấp doanh thu và xác định xem một doanh nghiệp liệu có tồn tại được trên thị trường hay không.
Khách hàng cũng trở nên kỹ lưỡng hơn trong việc mua hàng và quyết định xem họ nên tin tưởng vào thương hiệu nào. Họ thích những thương hiệu “có thể cộng hưởng giữa sản phẩm tri giác và nhu cầu tâm lý của bản thân”. Nếu bạn có thể giải quyết nhu cầu cảm xúc của họ và dự đoán hành vi của họ, bạn sẽ kích thích sự mua hàng và cung cấp trải nghiệm khách hàng suôn sẻ. Báo cáo BI có thể kết hợp các tài nguyên đó và cung cấp trải nghiệm người dùng hấp dẫn. Điều quan trọng là thu thập thông tin và điều chỉnh theo nhu cầu của người dùng và mục tiêu kinh doanh, như trong hình bên dưới.
Ngày nay, có rất nhiều cách mà khách hàng có thể tương tác với một công ty cụ thể. Chatbots, mạng xã hội, email hoặc tương tác trực tiếp; khả năng là vô tận.
Sự gia tăng của các loại tương tác này đã làm tăng số lượng các điểm giao tiếp (communication touchpoints) và do đó, là sự gia tăng các nguồn dữ liệu. Tất cả thông tin thu thập được có thể cung cấp một cái nhìn tổng thể về khách hàng, đánh giá lý do tại sao một chiến lược nhất định lại hiệu quả hay thất bại, kết nối nguyên nhân và kết quả của các báo cáo dịch vụ khách hàng, và do đó, cải thiện hoạt động kinh doanh.
5. Dự báo và tối ưu hóa hoạt động
Mọi doanh nghiệp nghiêm túc đều sử dụng các chỉ số hoạt động chính để đo lường và đánh giá thành công. Có vô số ví dụ về KPI để lựa chọn và áp dụng trong một chiến lược, nhưng chỉ theo dõi và phân tích đúng mới có thể mang lại kết quả có lợi. Business intelligence và báo cáo thông minh không chỉ tập trung vào phần theo dõi mà còn bao gồm dự báo dựa trên phân tích dự đoán (predictive analytics) và trí tuệ nhân tạo có thể dễ dàng giúp tránh việc đưa ra quyết định kinh doanh tốn kém và mất thời gian. Do đó báo cáo BI được highlight từ nhiều góc độ – những nơi cung cấp insight dễ bị bỏ qua.
6. Tối ưu hóa chi phí
Một yếu tố quan trọng khác cần xem xét là tối ưu hóa chi phí. Vì mọi doanh nghiệp cần phải xem xét nghiêm túc chi phí và ROI (lợi tức đầu tư) của mình, thường thì chi phí và khoản tiết kiệm hầu như không được đo lường. Trong ví dụ dưới đây, bạn có thể thấy một máy tính tương tác có tính năng tiết kiệm hàng năm bằng cách đầu tư vào phần mềm báo cáo kinh doanh.
Có thể thấy rõ trong ví dụ này, khoản tiết kiệm vượt qua 75.000 € mỗi năm – dữ liệu hiển nhiên có thể dễ dàng tính toán bởi các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn chỉ với một vài cú nhấp chuột.
7. Ra quyết định chiến lược được thông báo
Cho dù bạn là giám đốc, nhà điều hành hay quản lý một nhóm nhỏ, quyền lực đi kèm với trách nhiệm. Là một người có thâm niên làm việc trong công ty, bạn sẽ cần phải hình thành các chiến lược quan trọng và đưa ra những lựa chọn có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh. Đương nhiên không thể coi thường các quyết định và sáng kiến này. Đó là nơi các công cụ báo cáo kinh doanh thông minh ra đời.
Liên quan đến việc ra quyết định cấp cao hoặc xây dựng chiến lược, điều cần thiết là sử dụng dữ liệu digital làm lợi thế để hướng dẫn bạn trong suốt quá trình. Dashboard báo cáo BI trực quan và cung cấp nhiều dữ liệu có liên quan sẽ cho phép bạn phát hiện xu hướng, xác định điểm mạnh, yếu tiềm năng và dễ dàng khám phá những insight mang tính đột phá.
Cho dù bạn cần sắp xếp hợp lý ngân sách của mình, kết hợp một chiến dịch marketing được nhắm mục tiêu, cải thiện quy trình nội bộ hoặc bất kỳ điều gì khác mà bạn có thể nghĩ đến, tận dụng BI sẽ mang lại khả năng đưa ra các quyết định nhanh chóng, sáng suốt và thiết lập các mốc (milestones ) quan trọng hoặc tiêu chuẩn (benchmarks ) hướng hành động dựa trên cơ sở thông tin.
Bản chất có thể tùy chỉnh của phân tích phân tích dữ liệu hiện đại có nghĩa là có thể tạo trang tổng quan phù hợp với nhu cầu, mục tiêu và sở thích chính xác, cải thiện đáng kể quy trình ra quyết định cấp cao.
Để biết thêm về các ưu điểm của công cụ BI, hãy khám phá hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi về báo cáo dashboard.
8. Các quy trình mua sắm được sắp xếp hợp lý
Một trong những lợi ích chính của báo cáo dựa trên BI ( BI-based reports) là nếu được sắp xếp theo định dạng dễ hiểu, chúng cung cấp quyền truy cập vào các mẫu và insight hợp lý – cho phép bạn thực hiện các lĩnh vực chính của doanh nghiệp hiệu quả hơn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ có doanh thu cao. Và nếu đúng như vậy thì nhiều khả năng bạn có một số hình thức của bộ phận thu mua (procurement department).
Các quy trình mua sắm của bạn rất quan trọng đối với sự thành công và tính bền vững chung của doanh nghiệp, vì chức năng của nó sẽ lọc (filter) xuống mọi khía cạnh cốt lõi của tổ chức. Báo cáo BI sẽ giúp bạn sắp xếp hợp lý chiến lược mua sắm của mình bằng cách đưa ra những hình dung rõ ràng dựa trên tất cả các chức năng chính trong bộ phận.
Dashboard mua sắm của chúng tôi ở trên không chỉ cân bằng trực quan mà còn cung cấp một cái nhìn tổng thể rõ ràng về mọi chỉ số quan trọng mà bạn cần để cải thiện quy trình mua sắm của mình trong nháy mắt.
Làm việc với ba KPI chính – tỷ lệ tuân thủ, số lượng nhà cung cấp và thời gian chu kỳ đặt hàng – dashboard BI vô giá này tập trung vào việc cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp, giảm chi phí không cần thiết và hợp lý hóa chu kỳ mua sắm, trong số một loạt các sáng kiến bổ sung.
Làm việc với các dashboard trực quan tương tác sẽ cho phép bạn tự tin tóm tắt các hoạt động của bộ phận mua sắm và do đó sẽ giúp bạn thúc đẩy thành công của mình trong khi xây dựng nhận thức về thương hiệu. Trong thời đại số, nhận thức về thương hiệu là vô giá đối với sự phát triển không ngừng của tổ chức.
Và một lợi ích không thể phủ nhận khác của BI trong thời đại hiện đại.
9. Chất lượng dữ liệu nâng cao
Một trong những lợi ích rõ ràng và mạnh mẽ nhất của data intelligence đối với doanh nghiệp là nó cho phép người dùng sử dụng từng giọt giá trị cuối cùng từ dữ liệu của họ.
Trong bối cảnh kinh doanh số nơi dữ liệu mới được tạo ra với tốc độ nhanh chóng, việc hiểu được insight và số liệu nào có giá trị thực là một bài toán hóc búa. Với quá nhiều thông tin và lượng thời gian ít ỏi như vậy thì phân tích dữ liệu thông minh có vẻ như là một điều bất khả thi.
Chúng tôi đã đề cập đến chủ đề này trong suốt bài viết, nhưng chất lượng dữ liệu nâng cao là một lợi ích mạnh mẽ đáng để khám phá. Để đưa khái niệm này vào thực tế, điều quan trọng là phải xem xét các tính năng và chức năng cốt lõi của dashboard BI hiện đại:.
Truy cập dữ liệu không hạn chế: Thông thường, các trang tổng quan data intelligence tiên tiến có thể truy cập được trên nhiều loại thiết bị 24/7 không bị hạn chế vào các xu hướng, chỉ số và thông tin chi tiết thiết yếu. Điều này giúp bạn có thể đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu sáng suốt mọi lúc, mọi nơi và tăng năng suất trong quy trình.
Độ tinh khiết: Khi các công cụ BI hiện đại hoạt động bằng cách sử dụng KPI có tính trực quan và tập trung cao, bạn có thể chịu trách nhiệm về dữ liệu của mình, đảm bảo rằng các chỉ số được cung cấp có liên quan 100% đến sự thành công liên tục của doanh nghiệp. Những công cụ trực quan này hoạt động như một hệ thống lọc và quản lý dữ liệu cực kỳ hiệu quả. Kết quả là các quyết định của bạn sẽ chính xác và bạn sẽ không bao giờ lãng phí thời gian cho những dữ liệu thừa nữa.
Bao hàm tổ chức: Chức năng liền mạch và có thể truy cập của các công cụ BI có nghĩa là bạn không cần phải quan tâm đến kỹ thuật để gặt hái thành quả của data intelligence. Vì có thể dễ dàng tùy chỉnh từng trang tổng quan theo nhu cầu cụ thể của người dùng và trích xuất thông tin chi tiết có ý nghĩa từ vô số KPI động, mọi người trong tổ chức có thể cải thiện hiệu suất trực tiếp của họ bằng phân tích dữ liệu — điều sẽ mang lại lợi ích to lớn cho toàn bộ tổ chức. Trang tổng quan ngày nay mang tính bao trùm và cải thiện giá trị tổng thể của dữ liệu tổ chức bạn.
Khả năng kể chuyện bằng dữ liệu: Nếu có thể kể một câu chuyện truyền cảm hứng, có liên quan bằng dữ liệu của mình, bạn có thể cung cấp thông tin quan trọng theo cách gây được tiếng vang với khán giả, cho dù đó là nhân viên hay các bên liên quan bên ngoài. Trang tổng quan thông minh giúp cho việc kể chuyện qua dữ liệu có thể truy cập rộng rãi. Dưới đây là một số ví dụ kể chuyện bằng dữ liệu thực tế chứng minh sức mạnh hình thành câu chuyện của bảng điều khiển BI.
Mục tiêu nghề nghiệp của kế toán , mối liên hệ với phân tích dữ liệu
10. Nguồn nhân lực & quản lý hiệu suất của nhân viên
Cuối cùng nhưng chắc chắn không kém phần quan trọng trong tổng thể cuối cùng của chúng tôi về lợi ích BI, chúng ta sẽ xem xét cách các báo cáo tập trung vào BI có thể hỗ trợ quản lý hiệu suất.
Bằng cách có được quyền truy cập tập trung vào các KPI dựa trên hiệu suất (performance-based KPIs), bạn có thể dễ dàng xác định các xu hướng về năng suất, so sánh các chỉ số liên quan và trau dồi hiệu suất của từng cá nhân. Khi làm như vậy, bạn có thể thúc đẩy sự thành công của việc kinh doanh một cách lớn lao. Để hiểu rõ vấn đề này, chúng ta sẽ xem xét nguồn nhân lực và quản lý hiệu suất của nhân viên.
Theo nhiều cách, nhân viên của bạn là mạch máu của toàn bộ tổ chức. Nếu nhân tài trong tổ chức của bạn đang gặp khó khăn, doanh nghiệp của bạn cũng sẽ như vậy. Giữ cho nhân viên của bạn gắn bó và có động lực là điều quan trọng.
Bỏ vai trò hoặc bộ phận sang một bên, nếu nhân viên của bạn được đầu tư vào công việc của họ và sứ mệnh cốt lõi của công ty thì doanh nghiệp sẽ tiếp tục phát triển. Nhưng phần mềm báo cáo BI có thể giúp gì cho sự tham gia và động lực của nhân viên?
Bằng cách có được quyền truy cập vào dữ liệu trực quan động dựa trên hiệu suất của cá nhân cũng như tập thể của nhân viên, bạn có thể cung cấp sự đào tạo cũng như hỗ trợ cho nhân viên của mình khi cần thiết, đồng thời triển khai bảng xếp hạng ( leader boards ) để truyền cảm hứng cho mọi người làm việc hết khả năng của họ.
Cung cấp cho nhân viên của bạn sự hỗ trợ phù hợp và cơ hội phát triển, thể hiện rằng bạn quan tâm và cung cấp các ưu đãi sẽ giúp bạn tăng động lực của họ theo cấp số nhân.
Là nhiệm vụ chính của bộ phận nhân sự hiện đại, việc có hiểu biết sâu sắc để quản lý nhân tài nội bộ theo ý mình là rất quan trọng. Dashboard nhân viên dựa trên phòng nhân sự (HR-based employee dashboard) của chúng tôi mang đến cơ hội đi sâu vào các chỉ số hiệu suất chính quan trọng, bao gồm tỷ lệ chuyên cần, năng suất, chi phí đào tạo và số giờ làm thêm đã tích lũy — tất cả những hiểu biết vô giá cho các sáng kiến quản lý hiệu suất bền vững.
Khả năng tương tác với dữ liệu nhân viên tập trung sẽ cho phép bạn tạo ra các chiến lược thúc đẩy hiệu suất, sự hài lòng của nhân viên và sự gắn kết nội bộ theo cách mang lại lợi thế quan trọng nhất trong công cuộc cạnh tranh.
Giao tiếp nội bộ được cải thiện đóng một vai trò quan trọng trong hiệu suất và động lực của nhân viên. Tìm hiểu cách trang tổng quan màn hình lớn (big screen dashboards) có thể giúp cải thiện sự gắn kết giữa các phòng ban với hướng dẫn cuối cùng của chúng tôi về trang tổng quan văn phòng (office dashboards ).
Báo cáo Business intelligence (BI) là một quy trình dễ hiểu nhưng cần thời gian để thành thạo. Làm càng nhiều, bạn càng nhận được nhiều lợi nhuận và trong vòng một tháng hoặc lâu hơn, bạn sẽ có thể tạo ra một số hình ảnh trực quan khá ấn tượng. Nếu bạn đang là dân sale, marketing, kế toán hay quản trị mà muốn hiểu và nâng cao kỹ năng tạo Báo cáo thông minh, có thể tham khảo chương trình “High Performant” với 12 tuần đào tạo cho dân trái ngành của Uniace nhé!
Tham khảo các bài viết hữu ích khác của Uniace tại Chuyên đề Power BI:.
Tìm hiểu về lợi ích của công cụ Self-Service BI.
Microsoft power bi là gì và ứng dụng.
Business Analyst (BA) là gì? Học business analyst ở đâu.