Tại sao phải sử dụng phần mềm lập kế hoạch công việc? Các cá nhân hay các doanh nghiệp thì đều mong muốn mọi công việc được hoàn thành một cách hiệu quả và có năng suất cao. Tuy nhiên, các bạn gặp trở ngại trong việc lập một kế hoạch hành động chi tiết và cụ thể.
Vậy thì trong bài viết này, UNIACE sẽ giới thiệu cho các bạn 7 phần mềm lập kế hoạch giúp tăng năng suất công việc lên gấp 2 lần. Hãy cùng đón xem nhé!
Việc sử dụng phần mềm lập kế hoạch sẽ giúp cho bạn cũng như doanh nghiệp của mình vận hành một cách năng suất và hiệu quả hơn rất nhiều. Bởi vì:.
2. Cách lập kế hoạch công việc hiệu quả
2.1 Xác định công việc cần làm
Bước đầu tiên bạn cần xác định rõ các đầu việc mà mình cần làm thật cụ thể. Và bạn cũng cần đo lường được mất khoảng bao lâu thì công việc ấy hoàn thành. Chỉ khi xác định được những công việc cần làm thì quy trình lập kế hoạch để thực hiện chúng sẽ đơn giản và dễ thực hiện hơn.
2.2 Thiết lập mục tiêu
Bước tiếp theo, bạn cần làm để lập kế hoạch công việc chính là mục tiêu. Mục tiêu ở đây chính là định hướng của bạn đối với kế hoạch công việc sắp thực hiện. Một lưu ý cực kỳ quan trọng đối với mục tiêu chính là nó phải “Smart”. Nghĩa là mục tiêu được đề ra phải cụ thể, đo lường được, thực tế và có timeline đạt được.
Ví dụ: mục tiêu của marketing strategy là tăng lợi nhuận ròng lên 50% trong 1 năm.
2.3 Xác định và điều phối nguồn lực
Đây là bước làm mà bạn cần nắm được: Dự án này cần bao nhiêu ngân sách; Những đội, bộ phận nào đang thiếu nguồn lực, cần bổ sung vị trí nào; Có cần công cụ phần mềm nào hỗ trợ bạn đánh giá hiệu quả công việc không.
Tất cả đều cần được giải quyết trong bước làm này.
Tiếp đến, bạn cần làm đó chính là phân chia các đầu việc về các đội để triển khai cũng như thiết lập thời hạn hoàn thành. Trong quá trình thực thi, bạn cần có sự quan sát tổng quan và đưa ra các đánh giá cũng như điều chỉnh kịp thời khi phát sinh rủi ro.
Để quá trình này trở nên đỡ phức tạp và giúp bạn có nhiều thời gian để điều phối các việc khác thì một phần mềm quản lý công việc nhóm là hoàn toàn cần thiết.
2.4 Nắm rõ các trở ngại
Ngoài 3 bước quan trọng trên, bạn cũng cần xem xét các hạn chế về kế hoạch của mình. Chẳng hạn, về thời gian, nguồn lực, ngân sách, … Tất cả các yếu tố này hoàn toàn có thể gây cản trở trong quá trình thực thi.
Nếu công cụ của bạn hư hỏng, đòi hỏi nhiều tiền hơn từ quỹ ngân sách. Nhân viên đột xuất xin nghỉ. Thời gian thực hiện quá cập rập,….
Thế nên, bạn luôn phải thiết lập cho mình một kế hoạch dự phòng và quản trị rủi ro bên cạnh cạnh kế hoạch thực thi chính thức.
Quá trình lên kế hoạch thật phức tạp và đòi hỏi khá nhiều về tư duy logic cũng như đánh giá tổng quan phải không nào. Vậy thì để giúp cho nó trở nên dễ kiểm soát và mạch lạc hơn thì việc sử dụng một phần mềm lập kế hoạch công việc là một lựa chọn hoàn hảo.
Có thể bạn quan tâm: UNIACE Community hướng tới việc trở thành cộng đồng số #1 trong tâm trí các bạn trẻ có hoài bão và khát khao tạo ra đột phá cho cuộc đời của mình. Tham gia ngay!
3. Top 7 phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả và chuyên nghiệp
Sau đây, UNIACE sẽ giới thiệu cho quý bạn đọc 7 phần mềm lập kế hoạch chuyên nghiệp, giúp bạn và tổ chức của mình X2 năng suất làm việc. Hãy cùng tham khảo nhé!
3.1 Todolist: Phần mềm lập kế hoạch công việc miễn phí
Phần mềm lập kế hoạch Todolist sẽ giúp bạn đơn giản hóa quy trình vận hành công việc hàng ngày. Bạn chỉ cần nhập các dữ liệu vào phần mềm, nó sẽ lên lịch trình công việc giúp bạn. Với tính năng phân chia công việc cụ thể cho từng thành viên, Todolist sẽ giúp quá trình làm việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, Todolist còn hỗ trợ giám sát và nhắc nhở các đầu việc hoàn thành đúng hạn tránh làm chậm tiến độ của kế hoạch ban đầu. Đây hoàn toàn là một phần mềm mà các doanh nghiệp nên cân nhắc thực hiện.
3.2 ACheckin: Phần mềm lập kế hoạch
Acheckin là một ứng dụng lập kế hoạch hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng. Phần mềm này có hỗ trợ đầy đủ các tính năng tích hợp giúp bạn lập kế hoạch một cách chi tiết và logic.
Chẳng hạn như: bạn có thể thêm các thẻ nhiệm vụ và đặt mức độ ưu tiên cũng như hạn hoàn thành cho nó. Đồng thời, phân chia nhiệm vụ đó cho các thành viên. Cũng tương tự như cá phần mềm lập kế hoạch công việc khác, ACheckin sẽ có thông báo nhắc nhở bạn hoàn thành công việc đúng hạn.
Ngoài ra, phần mềm này còn có các checklist nhiệm vụ và quản lý cả lịch họp trong tháng của doanh nghiệp.
3.3 Any.do: App lập kế hoạch cá nhân
Any.Do là một ứng dụng lập kế hoạch phù hợp với các doanh nghiệp khi áp dụng cho nhân viên của mình. Đơn giản, bạn chỉ cần lên lịch công việc cần làm, Any.Do sẽ sắp xếp hợp lý cho bạn. Nó có thể ghi nhớ tất cả các đầu việc mà bạn sẽ làm mỗi ngày.
Đồng thời, danh sách công việc của bạn sẽ nhắc nhở thời gian sắp hết hạn cũng như được đánh dấu tình trạng là hoàn thành hay chưa.
Với giao diện thân thiện và đẹp mắt, Any.Do phù hợp với mọi đối tượng nhân viên.
3.4 Wunderlist: Phần mềm lập kế hoạch
Đúng như tên gọi, Wunderlist là phần mềm giúp bạn lập kế hoạch dạng list. Và các nhiệm vụ mà bạn khởi tạo đều được đặt lịch theo nhu cầu và sẽ Wunderlist sẽ nhắc nhở bạn hạn hoàn thành công việc.
Phần mềm lập kế hoạch cônWunderlist là phần mềm giúp bạn lập kế hoạch dạng listg việc Wunderlist sẽ hỗ trợ bạn chia các đầu việc thành nhiều dự án khác nhau để dễ dàng quản lý. Bên cạnh đó, Wunderlist nổi bật với tính năng thiết lập Avatar, đính kèm video, … Giúp kế hoạch của bạn trở nên thú vị và bạn cũng có hứng thú làm việc hơn.
3.5 1Office: Phần mềm lên kế hoạch công việc
1Office sẽ giúp doanh nghiệp sắp xếp các đầu việc cùng lúc một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Phần mềm lập kế hoạch này sẽ tự động update vào lịch cá nhân của nhân viên giúp họ chủ động thực hiện công việc.
Bên cạnh đó, 1Office cũng sẽ giúp bạn theo dõi trạng thái (đang thực hiện, hoàn thành, …), Tiến độ làm việc theo dạng sơ đồ Gantt, hay Kanban. Và cũng tương tự các phần mềm khác, 1Office sẽ nhắc nhở, đốc thúc nhân viên hoàn thành việc.
3.6 Due: Phần mềm lên kế hoạch
Due là phần mềm lập kế hoạch công việc vô cùng hiệu quả. Nó sẽ giúp bạn giám sát và nhắc nhở liên tục để bạn hoàn thành các task trong ngày. Due còn hỗ trợ tính năng đếm lùi thời gian rất phù hợp với các công việc cần đúng hạn.
Phần mềm này có thể hoạt động khá linh hoạt, kể cả không có kết nối internet.
3.7 AMIS: Phần mềm lập kế hoạch, quản lý công việc
AMIS là phần mềm lập kế hoạch được sử dụng khá phổ biến. Nó không chỉ hỗ trợ bạn dễ dàng lập kế hoạch hay giám sát vận hành dự án. Mà còn, giúp bạn và nhân viên của mình dễ dàng trao đổi thông tin với nhau.
Với AMIS, bạn có thể thiết lập các nhiệm vụ và thêm thành viên cũng như chia việc cho họ một cách đơn giản. Các nhiệm vụ này còn được sắp xếp theo mức độ ưu tiên. Ngoài ra, AMIS còn tích hợp tính năng báo cáo phân tích hiệu suất của nhân viên nhằm giúp bạn đánh giá và kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với tiến độ công việc.
Có thể bạn quan tâm: Cùng UNIACE chuyển đổi số
Trên đây là những thông tin hữu ích về các phần mềm lập kế hoạch công việc. UNIACE hy vọng rằng bài viết này sẽ là nguồn tài liệu bổ ích giúp các bạn hoàn thành tốt công việc/ dự án của mình.
Ngoài ra, nếu các bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến các phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch công việc thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Zalo số 0933.154.978 hoặc email: nhat@uniace.Vn để được tư vấn cụ thể và chi tiết nhé!
≫>> Xem thêm:.